Användarvillkor

1. Bakgrund och parter

Dessa användarvillkor ("Villkor") reglerar användningen av PersoHR:s HR-hanteringstjänst ("Tjänsten") som tillhandahålls av Labb Holding Ltd, ett cypriotiskt privat aktiebolag med registrerat säte på Anthipolochagou Georgiou M.Savva 26, Shop 1-2, 8201 Paphos, Cypern, registrerat under HE 424230 ("PersoHR", "vi", "oss"). Tjänsten erbjuds endast till företags- och yrkeskunder. Genom att registrera en företagsarbetsyta eller på annat sätt uttryckligen godta dessa Villkor för Kundens räkning bekräftar kunden ("du", "Kunden") att den agerar inom ramen för sin handels-, närings-, hantverks- eller yrkesverksamhet och inte som konsument, att den person som godtar dessa Villkor är behörig att binda Kunden, och att Kunden ingår ett bindande avtal med PersoHR som omfattar dessa Villkor, Databehandlingsavtalet på /legal/dpa och varje orderformulär eller offert som hänvisar till dessa Villkor. Om en offert eller ett orderformulär strider mot dessa Villkor har den offerten eller det orderformuläret företräde i fråga om de punkter som uttryckligen regleras där. Integritetspolicyn på /legal/privacy förklarar behandlingen av personuppgifter; att bekräfta att man tagit del av den utgör inte samtycke till varje behandling. Kundens eventuella avvikande villkor gäller inte om vi inte har godkänt dem skriftligen.

2. Konto, provperiod och avtalsingående

Kunden får åtkomst till Tjänsten via en företagsarbetsyta och behöriga användares personliga konton. Genom att registrera en företagsarbetsyta lämnar Kunden ett bindande anbud om att ingå ett avtal; vi accepterar anbudet genom att aktivera arbetsytan. Nya kunder får en kostnadsfri provperiod på 30 dagar under vilken Tjänsten tillhandahålls utan kostnad för utvärdering. Varje kund har rätt till en provperiod. Om provperioden löper ut utan ett betalt abonnemang fortsätter arbetsytan på Gratisplanen, förutsatt att dess antal aktiva anställda ligger inom den planens gräns. I annat fall blir den ordinarie åtkomsten till arbetsytan skrivskyddad. Funktionerna under provperioden beror på den provplan som görs tillgänglig för Kunden. Ett betalt avtal ingås antingen genom att välja ett abonnemang och ange betalningsuppgifter i kontot, eller genom att acceptera en offert som vi skickar via e-post. Kunden ansvarar för att de uppgifter som lämnas vid registreringen är korrekta.

3. Tjänstens omfattning

Tjänstens funktioner beror på valt abonnemang och på eventuella tilläggsmoduler som Kunden har aktiverat. En aktuell funktionsbeskrivning finns tillgänglig på persohr.eu och i applikationen. Vi kan erbjuda integrationer med tredjepartssystem via API:er ("Integrationerna"); integrationer som är märkta som tredjepartsintegrationer tillhandahålls av och under tredjepartsoperatörens ensamma ansvar. Vi får ändra, lägga till eller ta bort funktioner, särskilt när det krävs enligt lag, av ett tredjepartsberoende eller för att åtgärda säkerhetssårbarheter, under förutsättning att en sådan ändring inte väsentligt försämrar den avtalade funktionaliteten. Kunden får när som helst uppgradera eller byta abonnemang; nedgraderingar träder i kraft vid nästa förnyelsedatum.

4. Tillgänglighet

Vi tillhandahåller Tjänsten med en målsatt månatlig tillgänglighet på 99,5 %, mätt vid Tjänstens externa ingångspunkt och med undantag för (a) planerade underhållsfönster, (b) omständigheter utanför vår rimliga kontroll (force majeure, avbrott i tredje parts nätverk, överbelastningsattacker m.m.), (c) problem som orsakats av Kunden och (d) problem som härrör från tredjepartsintegrationer som drivs av andra leverantörer. Planerat underhåll schemaläggs utanför 09:00–18:00 CET måndag till fredag. Vi lämnar rimligt förhandsbesked om betydande underhåll via avisering i appen eller via e-post.

5. Kundens ansvar

Kunden ansvarar för: (a) riktigheten och lagligheten hos de uppgifter som laddas upp till eller genereras i Tjänsten; (b) att säkerställa en lämplig rättslig grund enligt GDPR för behandlingen av personuppgifter om sina anställda och andra registrerade via Tjänsten; (c) säker hantering av de användarkonton och inloggningsuppgifter som utfärdats till dess personal, inklusive att konton inte delas och att stark autentisering används; (d) att upprätthålla en fungerande internetanslutning och en webbläsare som stöds och är uppdaterad; (e) att konfigurera sitt konto, inklusive roller och behörigheter, i enlighet med sin interna säkerhetspolicy; (f) att utan onödigt dröjsmål underrätta oss om faktiskt eller misstänkt missbruk, säkerhetsincidenter eller dataskyddsproblem som påverkar dess konto. Kunden ansvarar för det innehåll som den tillhandahåller och för sina skyldigheter som personuppgiftsansvarig, inklusive information till anställda, lagenliga instruktioner om bevarande och varje erforderligt samråd med arbetstagarrepresentanter. Detta upphäver inte PersoHR:s egna avtalsenliga eller lagstadgade skyldigheter. Tjänsten och dess mallar stöder HR-administrationen; de ersätter inte rådgivning om Kundens arbetsrättsliga, lönerelaterade, skatterättsliga eller andra rättsliga skyldigheter i varje tillämplig jurisdiktion.

6. Upplåtelse av rättigheter

Under förutsättning att tillämpliga avgifter betalas och att dessa Villkor efterlevs ger vi Kunden en icke-exklusiv, icke-överlåtbar och icke-sublicensierbar rätt att använda Tjänsten för sin interna HR-verksamhet under avtalets löptid. Kunden får ge åtkomst till sina anställda, uppdragstagare och auktoriserade konsulter (förutsatt att de är bundna av likvärdiga sekretessåtaganden) men får inte vidaresälja, sublicensiera, tidsdela eller kommersiellt utnyttja Tjänsten. Vi behåller samtliga immateriella rättigheter till Tjänsten. Vi får använda anonymiserade och aggregerade användningsdata, som inte identifierar Kunden eller någon enskild person, för att övervaka, skydda och förbättra Tjänsten.

7. Löptid och uppsägning

Abonnemang löper under den period som valts i kassan, månadsvis eller årsvis. Månadsabonnemang förnyas automatiskt vid slutet av varje faktureringsmånad och kan sägas upp när som helst, varvid uppsägningen får verkan vid slutet av den pågående faktureringsperioden. Årsabonnemang förnyas automatiskt för ytterligare ettårsperioder om inte förnyelsen sägs upp före förnyelsedatumet. Uppsägningen får verkan vid slutet av den pågående betalda faktureringsperioden. Uppsägning sker i appen via Inställningar → Fakturering eller genom e-post till support@persohr.eu. Vardera parten får häva avtalet med omedelbar verkan genom skriftligt meddelande om den andra parten gör sig skyldig till ett väsentligt avtalsbrott som inte avhjälps inom 30 dagar från skriftligt meddelande, eller om insolvensförfarande inleds mot den andra parten. När ett betalt abonnemang upphör fortsätter arbetsytan på Gratisplanen, förutsatt att dess antal aktiva anställda ligger inom den planens gräns; i annat fall spärras den ordinarie åtkomsten till arbetsytan (se avsnitt 8). Kunden bör exportera de uppgifter som behövs före det datumet och kontakta supporten om eventuella ytterligare arrangemang för återlämnande eller radering av data enligt avsnitt 13 i Databehandlingsavtalet. Att avsluta förnyelsen innebär inte i sig en begäran om radering av kontot. Redan betalda avgifter återbetalas inte enbart på grund av att Kunden slutar använda Tjänsten innan den betalda perioden löper ut, utan att detta påverkar tvingande rättigheter eller en uttrycklig rätt till återbetalning enligt avtalet.

8. Betalningsvillkor

Avgifterna anges på prissidan eller i tillämpligt orderformulär, i EUR, och är exklusive moms och andra tillämpliga skatter, som tillkommer enligt gällande skattesats. Kunden ansvarar för att lämna korrekta faktureringsuppgifter, inklusive sin registrerade firma, registrerade adress och, i förekommande fall, ett giltigt momsregistreringsnummer i EU. Momsbehandlingen beror på kundens status, platsen för tillhandahållandet och tillämpliga skatteregler. Omvänd skattskyldighet tillämpas när de rättsliga förutsättningarna för den är uppfyllda. I kassan används de lämnade fakturerings- och skatteuppgifterna för att beräkna tillämplig behandling; Kunden bör kontakta oss vid en felaktig faktura. Månadsabonnemang faktureras i förskott i början av varje faktureringsmånad; årsabonnemang faktureras i förskott för hela årsperioden. Betalningen hanteras av Stripe; genom att ange betalningsuppgifter ger Kunden oss behörighet att debitera det valda betalningssättet vid varje förnyelse. Abonnemangen har gränser för antal anställda. En uppgradering kan få verkan omedelbart och kräva en tilläggsbetalning; nedgraderingar schemaläggs till förnyelsen. Kunden måste granska det belopp och den tidpunkt som visas innan en ändring av abonnemanget bekräftas. Vi får revidera listpriserna en gång per kalenderår med minst fyra veckors skriftligt varsel; om prishöjningen överstiger 5 % av det tidigare priset får Kunden invända inom fyra veckor från meddelandet, varvid avtalet fortsätter till det tidigare priset fram till nästa förnyelse, då parterna antingen kan komma överens om det nya priset eller säga upp avtalet. Den ordinarie åtkomsten till arbetsytan är skrivskyddad medan betalningen för ett abonnemang är i dröjsmål och spärrad medan abonnemanget är obetalt. När ett betalt abonnemang upphör genom uppsägning eller fortsatt utebliven betalning fortsätter arbetsytan på Gratisplanen, förutsatt att dess antal aktiva anställda ligger inom den planens gräns. I annat fall spärras den ordinarie åtkomsten. Fakturering och alternativen för att återställa åtkomsten och hämta data omfattas fortsatt av sina separata behörigheter. Kontakta supporten om du behöver hjälp med att lösa en betalning eller hämta data.

9. Garanti och fel

Vi garanterar att Tjänsten under abonnemangsperioden i allt väsentligt överensstämmer med den publicerade funktionsbeskrivningen och är fri från väsentliga fel som hindrar att den används för sitt avsedda ändamål. Kunden måste anmäla fel utan onödigt dröjsmål och lämna rimligt detaljerade uppgifter för att möjliggöra felsökning. Vi kommer att göra skäliga ansträngningar för att avhjälpa anmälda fel inom rimlig tid, med reaktionsmål på fyra timmar för totalavbrott som anmäls inom supporttid och en arbetsdag för övriga fel. Tillfälliga lösningar kan användas medan en permanent åtgärd tas fram. När Tjänsten tillhandahålls kostnadsfritt (till exempel under provperioden eller på Gratisplanen) är vårt ansvar för fel begränsat till fall av svikligt uppsåt; de fall av obegränsat ansvar som anges i avsnitt 10 påverkas inte.

10. Ansvarsbegränsning

Vi ansvarar utan begränsning för skada som orsakats uppsåtligen eller genom grov vårdslöshet, för skada på liv, kropp eller hälsa, för brott mot uttryckliga skriftliga garantier, för produktansvarsanspråk enligt tillämplig lag och för varje ansvar som inte kan uteslutas eller begränsas enligt tvingande lag. För skada som orsakats genom vanlig vårdslöshet är vårt ansvar begränsat till brott mot väsentliga avtalsförpliktelser (dvs. förpliktelser vars fullgörande över huvud taget möjliggör ett korrekt fullgörande av avtalet och vars fullgörande Kunden regelmässigt förlitar sig på); i dessa fall är vårt ansvar dessutom begränsat till den förutsebara skada som är typisk för denna typ av avtal, vilken parterna är överens om i varje fall är begränsad till de sammanlagda avgifter som Kunden har betalat under de tolv månader som föregår den händelse som ger upphov till anspråket. Ansvar för vanlig vårdslöshet avseende icke-väsentliga förpliktelser är uteslutet. Samma begränsningar gäller för anspråk mot våra anställda, ombud och underleverantörer.

11. Dataskydd och sekretess

Vi agerar som personuppgiftsbiträde för personuppgifter som Kunden laddar upp till Tjänsten. Databehandlingsavtalet på /legal/dpa införlivas i dessa Villkor genom hänvisning och utgör en integrerad del av avtalet. Vardera parten ska hålla den andra partens konfidentiella information konfidentiell, endast använda den för avtalets ändamål och skydda den med minst samma omsorg som den iakttar för sin egen konfidentiella information av liknande känslighet. Sekretessförpliktelsen fortsätter att gälla i fem år efter avtalets upphörande. Förpliktelser som skyddar bevarade personuppgifter fortsätter att gälla så länge uppgifterna innehas, även när en längre lagstadgad skyldighet gäller.

12. AI-funktioner och godtagbar användning

Delar av Tjänsten använder generativ AI för att stödja HR-arbetsflöden (till exempel generering av innehåll i installationsguiden, generering av introduktionsplaner, dokumentanalys, utkast till medarbetarutvärderingar, utkast till rekommendationsbrev, begärda textöversättningar och den inbyggda chattassistenten). Resultaten genereras av en språkmodell och utgör endast stöd. Kunden måste granska, godta, redigera eller avvisa varje resultat innan Kunden förlitar sig på det. Kunden får inte använda något AI-stött resultat som enda eller avgörande grund för beslut om anställning, uppsägning, befordran, ersättning, disciplinära åtgärder eller liknande betydande anställningsbeslut, eller för något beslut som har rättsliga följder eller på liknande sätt betydande påverkan för en anställd i den mening som avses i artikel 22 i GDPR. Kunden förblir personuppgiftsansvarig för de personuppgifter som den lämnar till AI-funktionerna och ansvarar för lagligheten i sina instruktioner och indata. Särskilda kategorier av personuppgifter i den mening som avses i artikel 9 i GDPR (inklusive hälsa, religion, etnicitet, medlemskap i fackförening, sexualliv eller sexuell läggning) och uppgifter om lagöverträdelser i den mening som avses i artikel 10 i GDPR får inte matas in i AI-funktionerna om inte Kunden har en uttrycklig rättslig grund och den berörda modulen är dokumenterad som stödjande för den kategorin. AI-funktionerna i drift använder Mistral AI. Förteckningen över underbiträden beskriver leverantören och relevanta kategorier av uppgifter, inklusive kontext som sammanställs av funktionen och innehållet i inskickade dokument. Behandlingsplatser, vidare leverantörer och lagringstid beror på det tillämpliga tjänstearrangemanget; Kunden får begära relevant information innan AI aktiveras för personuppgifter. AI-resultat kan vara felaktiga, ofullständiga eller partiska, inklusive påhittade bedömningar i ett utkast till rekommendationsbrev. Kunden ansvarar för att granska det faktiska underlaget för och lagligheten i sina beslut. PersoHR förblir ansvarigt för sina egna tillämpliga avtalsenliga och lagstadgade skyldigheter. Mänsklig granskning avgör inte i sig om en funktion omfattas av bestämmelserna om hög risk i tillämplig AI-lagstiftning.

Kunden får inte använda Tjänsten för att lagra eller dela innehåll som är olagligt eller som gör intrång i andras rättigheter. Vi övervakar inte det innehåll som Kunder lagrar och använder inga automatiserade verktyg för att moderera det. Vem som helst kan meddela oss om innehåll i Tjänsten som de anser vara olagligt genom att skriva till support@persohr.eu och ange exakt var innehållet finns, skälen och en försäkran om att anmälan är korrekt och fullständig enligt deras bästa vetskap, tillsammans med sitt namn och sin e-postadress, utom när anmälan gäller sexuella övergrepp mot barn eller sexuell exploatering av barn, till exempel övergreppsmaterial eller kontaktsökning med barn i sexuellt syfte (de brott som avses i artiklarna 3–7 i direktiv 2011/93/EU). Vi behöver en e-postadress för att kunna bekräfta mottagandet och meddela personen vårt beslut. Vi bekräftar mottagandet, granskar varje anmälan individuellt och meddelar den person som anmälde innehållet vilket beslut vi fattade, även när vi inte vidtar någon åtgärd, och hur beslutet kan bestridas. Om vi begränsar åtkomsten till innehåll eftersom det är olagligt eller strider mot dessa Villkor meddelar vi de berörda vilket beslut vi fattade, varför och hur de kan bestrida det, om inte lagen hindrar det. Ett beslut kan bestridas genom att man svarar på det. Adressen support@persohr.eu är också vår kontaktpunkt för myndigheter och användare enligt förordningen om digitala tjänster. Myndigheter kan skriva till oss på grekiska, engelska eller tyska.

13. Mallar

Tjänsten kan tillhandahålla dokumentmallar, till exempel mallar för arbetsplatspolicyer som är skrivna för ett visst land, och annat färdigskrivet innehåll (gemensamt "Mallar"). Mallar är allmänna utgångspunkter som är skrivna för vanliga förhållanden. De utgör inte juridisk rådgivning och tar inte hänsyn till Kundens särskilda situation.

När vi anger att en advokatbyrå eller annan rådgivare har granskat en Mall beskriver den uppgiften den granskning som har ägt rum. Den omfattar endast den angivna versionen och det angivna datumet, enligt den lag som gällde vid det datumet, och utgör ingen garanti för att Mallen, eller ett dokument som bygger på den, är lämplig för Kunden. Granskningen utfördes för vår räkning. Den omfattar inte någon version som Kunden fyller i eller ändrar, och den gör inte rådgivaren till Kundens rådgivare.

När Kunden fyller i, anpassar eller antar en Mall är det resulterande dokumentet Kundens eget dokument, och Kunden ansvarar för dess innehåll och för hur det används. Kunden avgör om en Mall behöver anpassas innan den antas, särskilt när ett tillämpligt kollektivavtal innehåller särskilda bestämmelser om det ämne som Mallen omfattar, när Kunden tillämpar arbetstidsupplägg som skiftarbete, oregelbundna scheman eller jour och beredskap, eller när dess interna rutiner, verktyg eller kommunikationssätt skiljer sig från dem som Mallen beskriver. Kunden ansvarar också för varje samråd med, eller medverkan av, arbetstagarrepresentanter som gäller innan Mallen antas.

Med förbehåll för våra skyldigheter enligt avsnitt 3 och 9 får vi uppdatera, ersätta eller dra tillbaka en Mall, till exempel efter en ändring i lagen eller i officiella riktlinjer. Ett dokument som Kunden redan har antagit ändras inte av detta. Vi behåller samtliga rättigheter till Mallarna. Under avtalets löptid får Kunden använda, kopiera och anpassa Mallarna för sina egna interna ändamål. Ett dokument som Kunden har antagit är Kundens eget dokument, och Kunden får behålla, använda och dela det som vilket eget dokument som helst, även efter att avtalet har upphört.

Exporter som Tjänsten tar fram för en tredje part, till exempel en lönetjänstleverantör eller en myndighet, återspeglar de uppgifter som registrerats i Tjänsten. Innan Kunden förlitar sig på en export kontrollerar Kunden att den uppfyller mottagarens krav och eventuella rättsliga krav som gäller för den.

Varje program genom vilket kunder gör sitt eget innehåll tillgängligt för andra kunder, eller använder innehåll som andra kunder har gjort tillgängligt, kommer att regleras av separata villkor som gäller när Kunden deltar i det.

Avsnitt 10 gäller för Mallar och för användningen av dem. Varken en Mall eller en uppgift om att en rådgivare har granskat den utgör en uttrycklig skriftlig garanti i den mening som avses i avsnitt 10.

14. Ändringar

Vi får ändra dessa Villkor med minst fyra veckors skriftligt varsel (i appen eller via e-post) innan ändringen träder i kraft. Meddelandet kommer att ange ändringen, fristen för invändning och följderna av en invändning. Om Kunden inte invänder skriftligen inom två veckor från meddelandet anses ändringen godkänd. Om Kunden invänder fortsätter avtalet att gälla enligt de tidigare Villkoren; vi får då säga upp avtalet med en månads skriftligt varsel. Vi får också ändra Tjänsten för att följa lag, åtgärda säkerhetsproblem, återspegla förändringar i tredjepartsberoenden eller när ändringen är väsentligt fördelaktig för Kunden. Prisändringar regleras uteslutande av avsnitt 8.

15. Slutbestämmelser

Dessa Villkor regleras av lagstiftningen i Republiken Cypern, med undantag för dess lagvalsregler och Förenta nationernas konvention om avtal om internationella köp av varor. Domstolarna i Paphos, Cypern, har exklusiv behörighet att pröva varje tvist som uppstår ur eller i samband med dessa Villkor, utan att det påverkar ett tvingande konsumentskyddsrättsligt forum enligt EU-rätten. Meddelanden enligt dessa Villkor lämnas skriftligen eller via e-post. Om någon bestämmelse i dessa Villkor är eller blir ogiltig, olaglig eller inte kan verkställas påverkas inte övriga bestämmelser, och parterna ska ersätta den ogiltiga bestämmelsen med en giltig bestämmelse vars ekonomiska verkan ligger så nära den ursprungliga som möjligt. Vid avvikelse har den engelska versionen av dessa Villkor företräde framför varje översättning.