AI inom HR för små team: Var man ska börja och vad man ska kontrollera

Du har en nyanställd som börjar på måndag, en uppdaterad policy att förklara och en jobbannons som fortfarande måste skrivas. AI kan hjälpa till att ta fram ett första utkast till var och en av dessa. Den viktiga frågan är om det kräver mindre arbete att granska resultatet än det skulle göra att skriva det själv.

För ett litet team bör man börja med en återkommande uppgift vars resultat man kan kontrollera. Kom överens om vilket verktyg och vilken information medarbetarna får använda, vem som kontrollerar resultatet och när det är klart att delas. Dessa fem exempel utgör en utgångspunkt.

Fem uppgifter att prova först

1. Omvandla en rollbeskrivning till en arbetsbeskrivning

Ange verktyget rollens ansvarsområden, nödvändiga kompetenser, arbetsvillkor och godkänd lön. Be det att organisera dessa uppgifter till en tydlig annons och markera eventuella brister.

Jämför utkastet med den faktiska tjänstebeskrivningen. Ta bort påhittade förmåner, onödiga kvalifikationer och formuleringar som kan utesluta lämpliga sökande. Anställningsansvarig bör bekräfta alla åtaganden innan publicering. Håll kandidaternas CV:n borta från detta utkastarbete.

2. Skapa en checklista för introduktion av nyanställda

Använd en allmän rollbeskrivning och godkända introduktionssteg för att utarbeta en plan för den första veckan. Be om förslag på ansvarig person och tidsplan för varje uppgift, och låt sedan de berörda personerna bekräfta dessa.

Jämför åtkomst, utrustning, utbildning och introduktioner med hur ditt företag fungerar. Lokala anmälningsfrister och anställningskrav måste kontrolleras separat. Även en rimlig checklista kan fortfarande utelämna något väsentligt. Vår europeiska checklista för introduktion är en användbar utgångspunkt.

3. Förklara en godkänd policy på ett tydligare språk

När verktyget har godkänts för dokumentets sekretessnivå, tillhandahåll den gällande policyn och be om en kort förklaring med hänvisningar till relevanta avsnitt. Be verktyget att identifiera frågor som policyn inte besvarar.

Jämför förklaringen med källan, särskilt när det gäller undantag, behörighet och tidsfrister. Behåll en länk till den godkända policyn så att medarbetarna kan läsa den fullständiga texten. Be den person som ansvarar för policyn att besvara frågor om en enskild medarbetares rättigheter.

4. Utarbeta rutiner för kommunikation med medarbetarna

En påminnelse om en utbildning eller en ändring av kontorets öppettider kan vara ett hanterbart första försök. Ange bekräftade datum, målgrupp och önskad åtgärd. Be om ett kort och rakt meddelande.

Kontrollera att utkastet inte innehåller några oavsiktliga löften och att det når rätt målgrupp. För den inledande pilotfasen bör disciplinära ärenden, klagomål, hälsoinformation och individuella lönesamtal hållas utanför det godkända tillämpningsområdet.

5. Förbered ett översättningsutkast

AI kan skapa en fungerande översättning av ett välkomstmeddelande eller ett allmänt meddelande. Ange målgruppen, önskad formalitetsnivå och termer som ska förbli oförändrade.

Låt någon som behärskar båda språken jämföra innebörden, inklusive datum, instruktioner och tonfall. Avtal, integritetspolicyer och juridiska rättigheter måste granskas både språkligt och innehållsmässigt innan de används. En flytande översättning kan ändra en skyldighet utan att felet blir uppenbart.

Bestäm vilken information som kan läggas in i verktyget

Börja med offentlig text, påhittade exempel eller internt material som verktyget är godkänt för att hantera. Interna riktlinjer kan innehålla konfidentiell information även om de inte innehåller några personuppgifter, så kontrollera verktygets villkor och organisationens regler innan du laddar upp dem.

Innan personuppgifter används ska syftet och den rättsliga grunden fastställas, informationen begränsas till vad som är nödvändigt och eventuella ytterligare villkor för särskilda kategorier av uppgifter, såsom hälsouppgifter, bedömas. Samtycke är vanligtvis olämpligt i anställningssammanhang eftersom anställda kanske inte känner sig fria att säga nej till sin arbetsgivare. EDPB: laglig behandling

Kontrollera om en konsekvensbedömning avseende dataskydd krävs innan du börjar. Artikel 35 i GDPR kräver en sådan om den föreslagna behandlingen sannolikt medför en hög risk för människors rättigheter och friheter. GDPR, artikel 35

Att ta bort ett namn innebär inte nödvändigtvis att en post blir anonym. En roll, en plats och en särskild händelse kan fortfarande identifiera en person i ett litet team. Pseudonymiserad information förblir personuppgifter när den kan kopplas tillbaka till en enskild person. EDPB: anonymisering och pseudonymisering

Fråga leverantören vem som behandlar inmatningar och utdata, var behandlingen och supportåtkomsten sker, hur länge informationen sparas, om den används för utbildning och vem som kan hämta den. När en leverantör agerar som ditt personuppgiftsbiträde krävs ett avtal enligt artikel 28. Internationella överföringar kräver relevanta skyddsåtgärder enligt GDPR; enligt GDPR är en EU-baserad serverplats i sig inte tillräckligt för att uppfylla kraven. GDPR, artiklarna 28 och 44–49

Om en leverantör använder indata för egna ändamål ska den behandlingen bedömas separat. Håll personuppgifter borta från pilotprojektet tills avtalet har bedömts och godkänts. Våra frågor till leverantörer behandlar kontrollerna mer ingående.

Ge granskaren något konkret att kontrollera

Använd en prompt som kopplar samman utkastet till kända fakta. Till exempel:

Utarbeta en checklista för den första arbetsdagen för en fiktiv kontorsadministratör. Använd endast följande bekräftade uppgifter: hämta utrustning från IT-avdelningen, träffa chefen, delta i den schemalagda säkerhetsintroduktionen, gå igenom den godkända handboken och testa åtkomsten till systemen. Föreslå en ordningsföljd. Markera saknade tider och ansvariga med ”att bekräfta”. Hitta inte på några företagspolicyer eller lagkrav.

Kontrollera att alla bekräftade uppgifter visas, att inga krav som inte stöds har lagts till och att olösta detaljer fortfarande är synliga. Instruktionen hjälper till att definiera uppgiften; den garanterar inte att modellen kommer att följa den.

Under de första försöken ska du dokumentera tiden för utformning, granskning och korrigeringar. Undvik att föra in personuppgifter i den här pilotloggen. Om granskningen upprepade gånger tar längre tid än att utföra uppgiften själv, ändra uppgiften eller avbryt experimentet.

Behandla beslut som rör personalen som ett separat projekt

Att rangordna sökande, betygsätta prestationer eller rekommendera uppsägningar kräver en annan typ av bedömning än att utforma ett generiskt välkomstmeddelande. Artikel 22 i GDPR avser enbart automatiserade beslut med rättsliga eller liknande betydande konsekvenser, med förbehåll för specificerade undantag och skyddsåtgärder. GDPR, artikel 22

Ett godkännande av en människa i sig avgör inte den juridiska bedömningen. AI-lagen behandlar vissa anställningssystem separat som högriskområden, och kraven i lagen träder i kraft vid olika tidpunkter. Kontrollera den avsedda användningen och gällande regler innan du inför ett sådant system. Europeiska kommissionen: AI-lagen

Utbilda personalen i godkända arbetsuppgifter, tillåten information och vanliga misstag. Inkludera övningar i att upptäcka felaktiga svar och en tydlig vägledning för att rapportera problem. Artikel 4 i AI-lagen kräver att leverantörer och organisationer som använder AI-system vidtar åtgärder för att främja AI-kompetensen hos de personer som använder systemen på deras vägnar. Kommissionen anger att inget särskilt certifikat krävs. Dokumentera de åtgärder som vidtas. Europeiska kommissionen: AI-kompetens

Din checklista inför det första pilotprojektet

Använd detta som ett praktiskt planeringshjälpmedel tillsammans med de juridiska och organisatoriska kontroller som är relevanta för just ditt användningsfall.

• Välj en återkommande uppgift som kräver skrivarbete och en kort testperiod.
• Ange vilket verktyg som godkänts, vilket konto som ska användas samt vem som är ansvarig för pilotprojektet.
• Ange vilken information som är tillåten och vad som måste hållas utanför verktyget.
• Kontrollera leverantörsvillkor, åtkomst, lagring och eventuell behandling av personuppgifter.
• Kontrollera om införandet av verktyget kräver samråd eller överenskommelse med arbetstagarrepresentanter enligt gällande nationella regler.
• Ange ett aktuellt källdokument eller bekräftade fakta.
• Ge granskaren tid, kunskap och befogenhet att korrigera eller avvisa resultatet.
• Visa teamet vanliga fel och hur man rapporterar ett problem.
• Jämför den totala arbetsinsatsen, inklusive granskning, med den nuvarande processen.
• Bestäm om du ska fortsätta, ändra eller avbryta innan du utökar omfattningen.

Ett användbart första resultat är en uppgift som ditt team kan utföra enklare samtidigt som informationen förblir korrekt och ansvarsfördelningen tydlig.