BIZTONSÁG
Technikai és szervezési intézkedések
Az Adatfeldolgozási Megállapodás melléklete. A PersoHR-re alkalmazott, a GDPR 32. cikke szerinti biztonsági intézkedések.
Ez az oldal a /legal/dpa címen elérhető Adatfeldolgozási Megállapodás 7. szakaszában hivatkozott, a technikai és szervezési intézkedéseket („TOM-ok”) tartalmazó melléklet. Az alábbi intézkedések a jelenleg hatályosak; időről időre frissülhetnek, feltéve, hogy egyetlen frissítés sem csökkenti érdemben a biztonság általános szintjét.
1. Tárhely és EU-s adattárolás
Az alapvető HR-alkalmazás az adatbázishoz és a fájltároláshoz a Hetzner infrastruktúráját használja. Szolgáltatók támogatják továbbá az AI-funkciókat, az e-mailt, a biztonsági SMS-eket, a számlázást és a nyilvános oldalak analitikáját. A /legal/sub-processors oldalon található lista ismerteti az egyes szolgáltatók szerepét és adatkezelési megállapodásait. Az ügyfél által engedélyezett integrációk információkat küldhetnek az ügyfél által választott szolgáltatónak. Az alapvető nyilvántartások EU-s tárolása nem értelmezhető úgy, hogy minden kapcsolódó szolgáltatás vagy címzett kizárólag az EU-n belül kezel adatokat.
2. Hozzáférés-szabályozás és hitelesítés
Az ügyfelek hitelesítése jelszó nélküli e-mail-hivatkozásokkal történik. A bejelentkezési hivatkozások (magic link) tokenjeit és a frissítőtokeneket hash-ként tároljuk; a bejelentkezési hivatkozások egyszer használhatók, és lejárnak. A Tulajdonos és a HR-adminisztrátor szerepkör számára kötelező a TOTP-alapú kétfaktoros hitelesítés. A helyreállítási mechanizmusokra külön biztonsági ellenőrzések vonatkoznak. A hozzáférési tokenek időben korlátozottak, a frissítőtokeneket pedig éles környezetre beállított biztonsági attribútumokkal rendelkező HttpOnly sütikben továbbítjuk. Az alkalmazás szerepkörei: Tulajdonos, HR-adminisztrátor, Vezető és Munkavállaló; a szolgáltatásszintű ellenőrzések tovább korlátozzák a hozzáférést a releváns nyilvántartásokhoz. Ezek a szabályozások nem jelentenek állítást a hardverkulcsokról vagy az éles infrastruktúrához való hozzáférés üzemeltetési felülvizsgálatáról.
3. Bérlők elkülönítése
A vállalati HR-nyilvántartások egy bérlőhöz kötöttek, a hitelesített munkaterületet pedig a tárolói (repository) és szolgáltatásszintű hozzáférés-szabályozások használják. A globális felhasználói identitások több munkaterülethez is tartozhatnak, és a bérlői HR-tagságoktól elkülönítve kezeljük őket. A nyilvántartási azonosítók önmagukban nem biztosítanak hozzáférést; a jogosultság a hitelesített felhasználótól, a munkaterülettől, a szerepkörtől és az alkalmazandó kapcsolati ellenőrzésektől függ. A bérlőszűrők ezeknek a szabályozásoknak csak egy részét alkotják, és nem helyettesítik minden hozzáférési útvonal ellenőrzését.
4. Titkosítás
Az alkalmazás AES-256-GCM titkosítást használ egyes érzékeny értékekhez, köztük a TOTP-titkokhoz, valamint a támogatott bérszámfejtési banki, adó- és társadalombiztosítási azonosítókhoz. Ez mezőszintű védelem, és nem jelenti azt, hogy minden bér-, dokumentum- vagy egészségügyi mező külön alkalmazásszintű titkosítási réteggel rendelkezik. Az alkalmazás és az adatbázis közötti forgalom ugyanazon a szerveren belül marad, és minden nyilvános kapcsolat TLS-t használ. A biztonsági mentések titkosítva tárolódnak, az adatbázis kötete és a dokumentumtároló azonban nem rendelkezik tárolási szintű titkosítással. Ez a melléklet a megfelelő üzemeltetési nyilvántartás nélkül nem állít konkrét tárolási titkosítási algoritmust vagy TLS-verziót minden üzembe helyezett végpontra.
5. Naplózás, megfigyelés és audit
Az auditnapló-bejegyzések rögzítik a támogatott műveleteket, például a módosításokat, az exportokat és a törlési kérelmeket, a végrehajtóra, a műveletre, a nyilvántartási hivatkozásra és az időpontra vonatkozó adatokkal. Ezekre hozzáférés-szabályozás, ütemezett megőrzés és külön jogi zárolási szabályok vonatkoznak. Ez nem ígéret arra, hogy minden olvasási műveletet naplózunk, vagy hogy megváltoztathatatlan, korlátlan előzményeket őrzünk meg. Az üzemeltetési és biztonsági naplók a vizsgálatokat és a szolgáltatás működtetését segítik; tartalmukat, a hozzáférést és a megőrzést a célra kell korlátozni. A felhasználói és nyilvántartási azonosítók maguk is személyes adatnak minősülhetnek.
6. Biztonsági mentés és katasztrófa utáni helyreállítás
A megfelelő rendelkezésre állási és helyreállítási intézkedések az Adatfeldolgozó GDPR 32. cikke szerinti kötelezettségeinek részét képezik. Az infrastruktúra biztonsági mentéseinek ütemezését, megőrzését, titkosítását és a visszaállítás tesztelését az üzembe helyezett szolgáltatásra vonatkozóan dokumentálni és fenntartani kell. A jelenlegi üzemeltetési bizonyítékokért és az esetlegesen egyeztetett helyreállítási célokért forduljon hozzánk. Az alkalmazásból készült adatexportok nem helyettesítik az infrastruktúra biztonsági mentéseit, és ez a melléklet nem jelent független fél által ellenőrzött helyreállítási időre vonatkozó garanciát.
7. Incidenskezelés
Az adatkezelő adatait érintő személyesadat-incidenseket a tudomásszerzést követően indokolatlan késedelem nélkül jelentjük az adatkezelőnek, az Adatfeldolgozási Megállapodásban leírtak szerint. A rendelkezésre álló tényeket, a valószínű következményeket és a válaszintézkedéseket a vizsgálat előrehaladtával közöljük és kiegészítjük. Az adatkezelő felügyeleti hatóság felé fennálló bejelentési határideje elkülönül az Adatfeldolgozó azon kötelezettségétől, hogy az adatkezelőt értesítse. Az incidensek kivizsgálása és a korrekciós intézkedések során védeni kell az érintett adatokat, és meg kell őrizni a szükséges bizonyítékokat.
8. Sérülékenységkezelés és biztonságos fejlesztés
A kódtárak automatizált teszteket és statikus minőségellenőrzéseket tartalmaznak a hibák felderítésének elősegítésére. Az azonosított biztonsági problémákat kockázatuknak megfelelően kell értékelni és kezelni. Ezek a fejlesztési ellenőrzések nem igazolják, hogy minden függőséget minden buildnél ellenőriznek, hogy külső behatolásteszt történt, vagy hogy minden funkcióhoz elkészült a fenyegetésmodell. A jelenlegi értékelési bizonyítékokat kérésre rendelkezésre bocsátjuk.
9. Törlés, megőrzés és adathordozhatóság
A szolgáltatás felhasználói és munkavállalói adatokra vonatkozó exportálási és törlési munkafolyamatokat, valamint adminisztratív bérlőexportot biztosít. Ezek hatóköre és jogosultságai eltérnek. A törlési rutinok törlik vagy anonimizálják a támogatott nyilvántartásokat. Nem biztosítanak általános, a munkáltató által irányított jogi zárolási munkafolyamatot. Az egyedi kérelemre adandó jogszerű válaszról az ügyfélnek kell döntenie. A vállalati munkaterület törlése elkülönül az előfizetés megújításának leállításától, és az alkalmazáson belüli kérelmet követően 30 napos visszavonási időszakkal jár. A személyes fiók törlése azonnali, és a kapcsolódó munkaterületi tagságok törlését is elindítja, külön munkáltatói jóváhagyási lépés nélkül. A megőrzött, zárolt munkaidő-nyilvántartásokhoz jelenleg nincs külön lekérési munkafolyamat. Az adatkezelés megszűnésekor történő visszaadást vagy törlést, ideértve a védett biztonsági másolatokat és a kötelezően megőrzött nyilvántartásokat is, az Adatfeldolgozási Megállapodás szabályozza.
10. Az aladatfeldolgozók átvilágítása
A /legal/sub-processors oldalon található szolgáltatói lista ismerteti a szerepeket, a helyszíneket, az adatkategóriákat és a szolgáltatói megállapodásokat. Az Adatfeldolgozónak a GDPR 28. cikkének eleget tevő írásbeli feltételek alapján kell aladatfeldolgozókat igénybe vennie, továbbra is felel a szükséges védelemért, és köteles követni az Adatfeldolgozási Megállapodásban foglalt engedélyezési, előzetes értesítési és kifogásolási eljárást.
11. Személyzet
Az ügyfél személyes adatainak kezelésére jogosult személyzetet titoktartási kötelezettségnek kell terhelnie, és a feladatkörének megfelelő hozzáférést kell kapnia. A hozzáférés-kezelés, a biztonságtudatosság és az adatkezelési eljárások az Adatfeldolgozó szervezési garanciáinak részét képezik. A megőrzött személyes adatok védelmére vonatkozó kötelezettség a megbízás vagy az előfizetés megszűnése után is fennáll.