Gyakorlati útmutató a jogszerű adatkezeléshez, az érzékeny munkavállalói adatok kezeléséhez, az adatkérésekhez, az adatmegőrzéshez és a HR-szolgáltatók kiválasztásához.
A munkavállalói nyilvántartásokra egyértelmű szabályok vonatkoznak: mit gyűjtenek, ki férhet hozzájuk, és mikor kell törölni őket. Kezdje az egyes nyilvántartások céljával, ne pedig egy olyan információlistával, amely valamikor a jövőben hasznos lehet.
Tényellenőrzés: 2026. szeptember 21. A nemzeti munkajogi szabályok és az adatkezelés körülményei szintén fontosak.
Az elérhetőségi adatok, a bérszámfejtési információk, a munkaidő-nyilvántartások és a teljesítményadatok különböző célokat szolgálnak. Minden kategória esetében rögzítse a célját, a hozzáférésre jogosult személyeket és az alkalmazandó megőrzési szabályt. A HR-rendszernek segítenie kell abban, hogy ezeket a különbségeket egyértelműen megkülönböztesse.
A GDPR előírja az adatok minimalizálását. A munkáltatói minőség nem jelent általános felhatalmazást a munkavállalók személyes adatainak gyűjtésére. A büntetőjogi ítéletekre és szabálysértésekre vonatkozó adatokra a 10. cikk vonatkozik, elkülönülve a 9. cikkben felsorolt különleges kategóriáktól. GDPR, 5., 9. és 10. cikk
Az egészségügyi információk, a szakszervezeti tagság és az egyedi azonosításra használt biometrikus adatok kezelése különös körültekintést igényel. A különleges kategóriájú adatok feldolgozása esetén mind a 6. cikk szerinti jogalapot, mind a 9. cikk szerinti alkalmazandó feltételt meg kell határozni. A 9. cikk (2) bekezdésének b) pontja szerinti munkajogi szükségesség az EU-jogban vagy a nemzeti jogban előírt engedélyezéstől, illetve a megfelelő védelmi intézkedéseket tartalmazó kollektív szerződéstől függ. EDPB: jogszerű adatkezelés és érzékeny adatok
A szerződéses szükségesség, a jogi kötelezettség és a jogos érdekek gyakoriak a munkajogban, de a megfelelő jogalap a tevékenységtől függ. Egy szerződéses kikötés nem teszi szükségessé az adatok minden kapcsolódó felhasználását. A jogos érdekek esetében szükségességi és érdekkiegyensúlyozási értékelésre van szükség; a megfigyelésre további nemzeti szabályok is vonatkozhatnak.
A hozzájárulás gyakran nem megfelelő megoldás, ha a munkaviszony megakadályozza a szabad választást. Amennyiben mégis alkalmazzák, a hozzájárulás megtagadásának és visszavonásának hátrányok nélkül lehetségesnek kell lennie. Az adatkezelés megkezdése előtt dokumentálja az adatkezelés jogalapját. EDPB: jogalapok
A munkavállalótól közvetlenül gyűjtött adatok esetében a 13. cikk általában előírja, hogy az adatok megszerzésekor tájékoztatást kell adni az adatvédelemről. A máshonnan származó adatokra a 14. cikk vonatkozik, amelynek saját időbeli szabályai és kivételei vannak. Foglalja össze a célokat, a jogalapokat, a címzetteket, a megőrzési időt, az esetleges adattovábbításokat és az alkalmazandó jogokat. A tájékoztató elismerése nem jelenti a benne leírt minden tevékenységhez való hozzájárulást. GDPR, 13. és 14. cikk
Gondoskodjon arról, hogy a tájékoztató az új munkavállalók felvétele után könnyen megtalálható legyen. Ha a munkavállaló az adatai egy konkrét felhasználásáról érdeklődik, valakinek képesnek kell lennie arra, hogy a szöveg mögött álló tényleges folyamatot elmagyarázza.
A munkavállalók hozzáférést és helyesbítést kérhetnek, és a körülményektől függően joguk lehet az adatok törlésére, korlátozására, hordozhatóságára vagy tiltakozásra. A törlés nem feltétel nélküli: a törvényes megőrzési kötelezettségek és a jogi igények indokolhatják egyes adatok megőrzését. A korlátozás sem jelenti a megőrzött információk minden felhasználásának abszolút tilalmát.
Az adathordozhatóság az egyén által megadott, hozzájárulás vagy szerződés alapján automatizált módon feldolgozott adatokra vonatkozik. Nem terjed ki minden HR-nyilvántartásra. A kérelmekre általában egy hónapon belül kell válaszolni; az engedélyezett határidő-hosszabbítást az első hónap során indokolni kell. A helyesbítéseket, törléseket és korlátozásokat – a 19. cikkben foglalt kivételek figyelembevételével – esetleg közölni kell a címzettekkel. EDPB: az érintettek jogai
Egy hasznos belső munkafolyamat a következő:
Nincs egyetlen, az összes munkavállalói adatra vonatkozó uniós megőrzési táblázat. A bérszámfejtési dokumentumokra, a pályázói aktákra és a foglalkozás-egészségügyi nyilvántartásokra eltérő követelmények vonatkozhatnak. Jegyezze fel minden időszak okát, a megőrzési időszak kezdetét, az esetleges korlátozott hozzáférésű archiválási szakaszt, valamint azt, hogy mi történik az időszak lejártával.
A francia CNIL HR-adatmegőrzési útmutatót tett közzé, de az országspecifikus időtartamokat nem szabad uniós szintű szabályként bemutatni. A jogi megőrzési kötelezettségek és a törvényes megőrzési időtartamok változhatnak, ha az adatok törlése indokolt. CNIL: megőrzési időtartamok
A szoftver alapértelmezett beállítása csupán értékelési alapot jelent, nem pedig bizonyítékot arra, hogy a választott időszak jogszerű. Vonja be a folyamatba az exportálást, a kapcsolódó szolgáltatásokat és a biztonsági mentések kezelését is.
Az adatkezelési tevékenységekről vezetett nyilvántartás olyan műveleteket ír le, mint a bérszámfejtés vagy a toborzás. Nem jelent minden új munkavállaló számára külön sorot. Ne feltételezzük, hogy 250 fő alatti létszám esetén megszűnik a kötelezettség: a mentesség korlátozott, és a folyamatos HR-adatkezelés nem minősül alkalmi tevékenységnek. EDPB: nyilvántartások és elszámoltathatóság
Amennyiben egy szolgáltató az Ön nevében adatokat kezel, a 28. cikk szerinti adatfeldolgozói szerződés megkötése szükséges. Más címzettek független vagy közös adatkezelőként járhatnak el, és esetében eltérő értékelésre van szükség; nem minden adattovábbítás jelenti adatfeldolgozói kapcsolatot. GDPR, 26. és 28. cikk
Az EGT-n kívüli adattovábbítások esetében ellenőrizze az alkalmazandó megfelelőségi határozatot vagy biztosítékokat, valamint a szolgáltatási szerződést. Az EU-ban történő cégbejegyzés és a szerver helye nem határozza meg teljes mértékben az adatáramlást. EDPB: nemzetközi adattovábbítások
A PersoHR adatexportálási funkciókat, adatmegsemmisítési munkafolyamatokat és ellenőrzési nyilvántartásokat biztosít ezeknek a folyamatoknak a támogatására. A szervezetének továbbra is el kell döntenie, mely szabályok alkalmazandók, ennek megfelelően be kell állítania a szolgáltatást, és át kell tekintenie a kérelmeket, mielőtt azokról döntést hozna.
Próbálja a PersoHR-t ingyen 30 napig. Nem szükséges bankkártya.
Kezdje el 30 napos ingyenes próbaidőszakát