PRIVAATSUSPOLIITIKA
Privaatsuspoliitika
Kuidas me isikuandmeid töötleme, millised on teie õigused GDPR alusel ja kuidas neid kasutada.
Kui teie tööandja lisas teid PersoHR-i
Teie tööandja on teie personalandmete vastutav töötleja PersoHR-is. Et kasutada oma õigusi vastavalt GDPR artiklitele 15–22 — juurdepääs, parandamine, kustutamine, piirang, ülekantavus, vastuväide — võtke ühendust oma tööandja või personaliadministraatoriga. PersoHR töötleb neid andmeid teie tööandja nimel andmetöötluslepingu alusel. PersoHR on vastutav töötleja ainult teie otsesuhtluse puhul meiega — arveldamine, kui olete konto omanik, tugiteenuse kirjavahetus ja avalik veebisait.
1. Sissejuhatus
Labb Holding Ltd ("meie") haldab PersoHR personalijuhtimise teenust. Käesolev privaatsuspoliitika selgitab, kuidas me kogume, kasutame, jagame ja kaitseme isikuandmeid seoses PersoHR-i ja meie avaliku veebisaidiga kooskõlas määrusega (EL) 2016/679 ("GDPR") ja seda rakendava Küprose seadusega 125(I)/2018.
2. Kes on teie andmete vastutav töötleja
Kui kasutate PersoHR-i oma tööandja kaudu, on teie tööandja teie isikuandmete vastutav töötleja ning meie tegutseme nende nimel volitatud töötlejana andmetöötluslepingu alusel (vt /legal/dpa). Kui registreerute PersoHR-i kasutajaks otse (näiteks konto omanikuna ettevõtte registreerimise käigus), võtate meiega ühendust või kasutate meie avalikku veebisaiti, on vastutav töötleja Labb Holding Ltd, Küprose eraõiguslik aktsiaselts, mille registrijärgne asukoht on Anthipolochagou Georgiou M.Savva 26, Shop 1-2, 8201 Paphos, Küpros, registreeritud numbri HE 424230 all, KMKR-number CY 10424230D, keda esindab ainudirektor Michael Delamere. Meiega saab ühendust võtta aadressil privacy@persohr.eu.
3. Andmekaitseametnik
Me ei ole määranud eraldi andmekaitseametnikku. GDPR artikkel 37 lõige 1 nõuab andmekaitseametnikku ainult juhul, kui töötlemist viib läbi avaliku sektori asutus, kui põhitegevus seisneb andmesubjektide ulatuslikus korrapärases ja süstemaatilises jälgimises või kui põhitegevus seisneb artikli 9 kohaste eriliiki andmete või artikli 10 kohaste süüdimõistmisandmete ulatuslikus töötlemises. Ükski neist tingimustest ei kehti meie suhtes ning Küpros ei ole kehtestanud rangemat riiklikku künnist. Privaatsuspäringud tuleks adresseerida aadressile privacy@persohr.eu ning nendega tegeleb juhtkond GDPR artikli 12 nõutavate tähtaegade jooksul.
4. Meie poolt töödeldavate isikuandmete kategooriad
Isiku tuvastamise ja kontaktandmed: nimi, e-post, telefon, postiaadress, profiilipilt. Tööhõiveandmed: ametinimetus, osakond, töösuhte liik, algus- ja lõppkuupäevad, tööaeg, juht. Puhkuse ja puudumiste andmed: puhkusetaotlused, saldod, riigipühad. Palga- ja palgaarvestuse ettevalmistamise andmed: palgaandmed, IBAN-i number (kui on esitatud), maksu- ja sotsiaalkindlustuse identifikaatorid (kui on esitatud). Tulemuslikkuse ja arengu andmed: eesmärgid, hinnangud, tagasiside, koolitusandmed. Värbamisandmed: avaldused, CVd, intervjuumärkmed, soovitused. Dokumendi sisu: teie või teie tööandja poolt üles laetud failid. Side- ja vestlusandmed platvormil. Autentimise ja turvalisuse andmed: sisselogimise ajatemplid, IP-aadressid, seadme sõrmejäljed, kahefaktorilise autentimise olek. Tugiteenuse kirjavahetus. Arveldusteavet konto omaniku puhul: nimi, arveaadress, KMKR-number, makseviisi märgid (toorkaardi andmeid hoiab Stripe, mitte meie). Me ei töötle GDPR artikli 9 tähenduses eriliiki isikuandmeid, välja arvatud juhul, kui teie tööandja otsustab neid üles laadida ja vastutab ise asjakohase õigusliku aluse eest.
5. Töötlemise õiguslik alus
Kui meie oleme vastutav töötleja, on meie õiguslikud alused järgmised: (a) artikli 6 lõike 1 punkti b kohane lepingu täitmine konto omanikule tellitud teenuse osutamiseks; (b) artikli 6 lõike 1 punkti c kohane juriidilise kohustuse täitmine, eelkõige Küprose maksu- ja raamatupidamisdokumentide säilitamise eeskirjad; (c) artikli 6 lõike 1 punkti f kohased õigustatud huvid teenuse turvalisuse, kuritarvitamise ennetamise ja toote täiustamise eesmärgil, tasakaalustades teie õiguste ja vabadustega. Kui teie tööandja on vastutav töötleja, määrab töötlemise õigusliku aluse teie tööandja, mis on tavaliselt artikli 6 lõike 1 punkt b (töölepingu täitmine) või artikli 6 lõike 1 punkt c (tööõigusest tulenevate kohustuste täitmine).
6. Kuidas me teie andmeid kasutame
Teie andmeid kasutatakse üksnes personalijuhtimiseks ja platvormi toimimiseks: töötajate andmete haldamine, puhkuste ja puudumiste haldamine, ettevõtte struktuuri korraldamine, tulemuslikkuse ja arengu toetamine, värbamise läbiviimine, palgaeksportide ettevalmistamine, dokumentide salvestamine, sisekommunikatsiooni võimaldamine, arveldamine, kuritarvitamise ennetamine ja turvalisus. Me ei müü teie andmeid, ei jaga neid reklaamivõrkudega ega kasuta turunduseks ilma teie eraldi nõusolekuta.
7. Tehisintellektiga toetatud funktsioonid
PersoHR pakub valikulisi AI-toega funktsioone, nagu sisseehitatud HR-assistent, onboardingi ülesannete soovitused, dokumendianalüüs ja jõudluse hindamise mustandid. Kui need funktsioonid on lubatud, võivad AI-pakkujale saadetavad viiped sisaldada küsimuse vastamiseks vajalikke isikuandmeid. AI-järelduse pakub Mistral AI peakorteriga Pariisis, Prantsusmaal, Euroopa Liidu siseses infrastruktuuris. Sisendeid ja väljundeid ei kasutata Mistrali alusmudelite treenimiseks. Käitusaja AI-järeldus kasutab ainult Mistrali; ükski mitte-ELi AI-pakkuja ei saa kliendi viipasid ega väljundeid.
8. Alltöötlejad ja vastuvõtjad
Me kaasame teenuse osutamiseks väikese hulga alltöötlejaid. Praegune nimekiri, sealhulgas iga alltöötleja roll, asukoht ja andmekaitsekaitsemehhanism, on avaldatud aadressil /legal/sub-processors. Teavitame konto omanikku vähemalt 30 päeva ette enne alltöötleja lisamist või asendamist ning pakume võimalust esitada põhjendatud vastuväide andmekaitse alusel.
9. Rahvusvahelised edastamised
Kogu esmane infrastruktuur (andmebaas, failide salvestamine, tehisintellekti järeldused, tehingupõhised e-kirjad) asub Euroopa Liidus. Ainus regulaarne edastamine väljaspool ELi toimub Stripe Payments Europe Limited'ile (Iirimaa) ning sealt edasi Stripe Inc.-le Ameerika Ühendriikides arveldamise ja tellimuste töötlemiseks. See edastamine toimub Euroopa Komisjoni standardsete lepingutingimuste (otsus 2021/914/EL) alusel, mida täiendavad Stripe'i lisatagatised. Asjakohaste standardsete lepingutingimuste koopia saamiseks saatke e-kiri aadressile privacy@persohr.eu.
10. Säilitamistähtajad
Säilitame isikuandmeid ainult nii kaua, kui see on vajalik käesolevas poliitikas sätestatud eesmärkidel. Aktiivsed töötajaandmed: teie tööandja poolt seadistatud tööhõive perioodiks. Lõpetatud töötajaandmed: tööandja säilitab neid kohaliku tööõiguse, maksu- ja sotsiaalkindlustusõiguse nõutava perioodi jooksul, tavaliselt 6–10 aastat; kustutame või anonümiseerime andmed 30 päeva jooksul pärast tööandja vastava juhise saamist. Puhkuse ja tööaja arvestuse andmed: säilitatakse koos töötajaandmetega. Palgaarvestuse ettevalmistamise andmed: säilitatakse koos töötajaandmetega ja need on teie riigi raamatupidamise seadusliku säilitamistähtaja kohased. Autentimislogid ja auditlogid: säilitatakse 24 kuud turvalisuse ja vastutuse eesmärgil või kauem, kui need on seadusliku hoidmise all. Tugiteenuse kirjavahetus: 12 kuud pärast päringu sulgemist. Arvestusandmed (arved, makseandmed): 7 aastat asjakohase maksustamisaasta lõpust, kooskõlas Küprose raamatupidamisõigusega. Rentniku andmed pärast tellimuse tühistamist: 30 päeva eksportimiseks artikli 20 alusel, seejärel kustutamine. Pärast kohaldatava perioodi lõppu kustutatakse andmed või anonümiseeritakse need pöördumatult kooskõlas artikliga 17.
11. Teie õigused
GDPR artiklite 15–22 alusel on teil õigus: (a) tutvuda oma isikuandmetega; (b) parandada ebatäpseid andmeid; (c) taotleda kustutamist ("õigus olla unustatud"); (d) piirata töötlemist; (e) andmete ülekandmisele – saada oma andmed struktureeritud, üldkasutatavas ja masinloetavas vormingus; (f) esitada vastuväide õigustatud huvidel põhineva töötlemise suhtes; (g) võtta nõusolek igal ajal tagasi, kui töötlemine põhineb nõusolekul; (h) mitte olla sellise ainult automatiseeritud töötlemisel põhineva otsuse subjektiks, millel on õiguslikud või samaväärselt olulised tagajärjed (vt jaotis 12). Õigusi (a), (b), (c) ja (e) saate iseteenindusena kasutada rakendusesiseste GDPR-tööriistade kaudu (Profiil → Laadi alla minu andmed; Seaded → Kustuta andmed). Kõikide muude õiguste kasutamiseks saatke e-kiri aadressile privacy@persohr.eu või võtke ühendust oma konto administraatoriga. Vastame ühe kuu jooksul, mida võib keeruliste päringute puhul pikendada kahe kuu võrra, kooskõlas artikli 12 lõikega 3.
12. Automatiseeritud otsuste tegemine
Me ei tee teie kohta ainult automatiseeritud töötlemisel põhinevaid otsuseid, millel on õiguslikud või samaväärselt olulised tagajärjed. Tehisintellektiga toetatud funktsioonid genereerivad soovitusi, mida inimkasutaja alati üle vaatab ning aktsepteerib, muudab või lükkab tagasi enne mis tahes toimingu tegemist.
13. Töötlemise turvalisus
Rakendame riskile vastavaid tehnilisi ja organisatsioonilisi meetmeid: TLS 1.2 või kõrgem andmeedastuse ajal, krüpteerimine puhkeolekus, rollipõhine juurdepääsukontroll vähimate õiguste põhimõttel, põhjalik auditilogi, regulaarne haavatavuste skannimine, esmase töötlemise jaoks ainult ELis asuv andmehoidla, ajaliselt piiratud juurdepääsutokенid, privilegeeritud rollide jaoks kohustuslik kahefaktoriline autentimine ning testitud varundamis- ja taastamisprotseduurid.
14. Isikuandmete rikkumisest teavitamine
Teie andmeid puudutava isikuandmete rikkumise korral teavitame pädevat järelevalveasutust põhjendamatu viivituseta ning võimaluse korral 72 tunni jooksul alates rikkumisest teadasaamisest (GDPR artikkel 33). Kui rikkumine tõenäoliselt põhjustab teie õigustele ja vabadustele suure riski, teavitame ka teid otse põhjendamatu viivituseta (GDPR artikkel 34).
15. Küpsised ja sarnased tehnoloogiad
Kasutame ainult rangelt vajalikke küpsiseid ja samaväärseid localStorage kirjeid, kõik same-site põhimõttel persohr.eu domeenist. Konkreetselt: `persohr_rt` HttpOnly Secure SameSite=Strict refresh-token küpsis, mis hoiab teid sisse logitud kuni 7 päeva — teie brauser saadab selle automaatselt tagasi, kuid JavaScript lehel ei saa seda lugeda, mis sulgeb XSS-refresh-token vektori; `persohr-locale` localStorage kirje, mis mäletab teie keele eelistust; väike arv UI-oleku localStorage kirjeid (kokkutõmmatud külgriba, suletud bännerid). Autentimist käsitleb in-process PersoHR taustaprogramm (parooliline magic link pluss valikuline TOTP); ükski väline identiteedi pakkuja ei sea küpsiseid teie seadmesse. Stripe seab oma rangelt vajalikud küpsised kassas, kui te oma tellimust uuendate. Kasutame Plausible Analytics'it (hostitud Eestis, EL), et lugeda külastusi ja konversioonisündmusi ainult turunduslehel ja avalikul registreerumisvoolus. Plausible on küpsisteta ja ei salvesta IP-aadresse toorel kujul, seega teie seadmesse ei seata mingeid reklaami-, retargeti- ega sotsiaalmeedia jälgimisküpsiseid. Sisseloginud rakenduse lehti ei jälgita. Kuna me ei sea mittevajalikke küpsiseid, ei nõuta nõusoleku bännerit ePrivacy direktiivi ja Küprose seaduse 112(I)/2004 alusel. Kui me peaksime kunagi tutvustama valikulisi küpsiseid, avaldame opt-in nõusoleku bänneri enne mistahes mittevajalikku küpsist.
16. Tugiteenuse päringud
Kui võtate meiega ühendust rakendusesisese kontaktivormi kaudu või kirjutate aadressile support@persohr.eu, jõuab teie sõnum ja kõik manustatud ekraanipildid meie tugimeeskonnani, et saaksime vastata. Lisame konteksti, mis aitab meil kiiremini vastata: ettevõte, kus töötate, teie plaan, nimi ja e-posti aadress ning leht, kus viibisite. Hoiame päringut piisavalt kaua, et probleem lahendada, ning veel lühikese järelkontrolli aja jooksul, seejärel kustutame selle 12 kuu jooksul.
17. Õigus esitada kaebus
Ilma et see piiraks muude õiguskaitsevahendite kasutamist, on teil õigus esitada kaebus järelevalveasutusele, eelkõige ELi liikmesriigis, kus on teie alaline elukoht, töökoht või väidetava rikkumise toimumiskoht, kui leiate, et meie teie isikuandmete töötlemine rikub GDPR-i. Labb Holding Ltd juhtiv järelevalveasutus on Küprose isikuandmete kaitse voliniku büroo (www.dataprotection.gov.cy). Kõigi riiklike järelevalveasutuste loetelu avaldab Euroopa Andmekaitsenõukogu aadressil edpb.europa.eu.
18. Muudatused käesolevas poliitikas
Võime seda poliitikat uuendada, et kajastada teenuse, kohaldatava õiguse või meie töötlemistegevuste muutusi. Olulised muudatused teatatakse konto omanikule e-posti teel vähemalt 30 päeva enne nende jõustumist. Kehtiv versioon ja jõustumiskuupäev on näidatud selle dokumendi ülaosas. Eelmine versioon on taotluse korral kättesaadav aadressil privacy@persohr.eu.
19. Kontakt
Privaatsusega seotud päringute korral saatke e-kiri aadressile privacy@persohr.eu või kirjutage: Labb Holding Ltd, Anthipolochagou Georgiou M.Savva 26, Shop 1-2, 8201 Paphos, Küpros. Samuti võite tööandja kontrolli all olevate andmetega seotud küsimustes pöörduda oma ettevõtte administraatori poole. Püüame vastata ühe kuu jooksul alates päringu kättesaamisest, kooskõlas GDPR artikli 12 lõikega 3.