Servicevilkår

1. Baggrund og parter

Disse servicevilkår ("Vilkår") regulerer brugen af HR-administrationstjenesten PersoHR ("Tjenesten"), der leveres af Labb Holding Ltd, et cypriotisk privat selskab med begrænset ansvar (private company limited by shares) med hjemsted på Anthipolochagou Georgiou M.Savva 26, Shop 1-2, 8201 Paphos, Cypern, registreret under HE 424230 ("PersoHR", "vi", "os"). Tjenesten tilbydes kun til erhvervskunder og professionelle kunder. Ved at registrere et virksomhedsarbejdsområde eller på anden måde udtrykkeligt at acceptere disse Vilkår på Kundens vegne bekræfter kunden ("du", "Kunden"), at den handler som led i sin handel, virksomhed, håndværk eller profession og ikke som forbruger, at den person, der accepterer disse Vilkår, er bemyndiget til at forpligte Kunden, og at Kunden indgår en bindende aftale med PersoHR, der omfatter disse Vilkår, Databehandleraftalen på /legal/dpa og enhver ordreformular eller ethvert tilbud, der henviser til disse Vilkår. Hvis et tilbud eller en ordreformular strider mod disse Vilkår, har det pågældende tilbud eller den pågældende ordreformular forrang for de forhold, som udtrykkeligt reguleres deri. Privatlivspolitikken på /legal/privacy forklarer behandlingen af personoplysninger; en bekræftelse af at have taget den til efterretning udgør ikke samtykke til enhver behandlingsaktivitet. Eventuelle afvigende vilkår fra Kunden finder ikke anvendelse, medmindre vi har accepteret dem skriftligt.

2. Konto, prøveperiode og aftalens indgåelse

Kunden får adgang til Tjenesten via et virksomhedsarbejdsområde og autoriserede brugeres personlige konti. Ved at registrere et virksomhedsarbejdsområde afgiver Kunden et bindende tilbud om at indgå en aftale; vi accepterer dette tilbud ved at aktivere arbejdsområdet. Nye kunder får en gratis prøveperiode på 30 dage, hvor Tjenesten stilles til rådighed uden beregning til evalueringsformål. Hver kunde er berettiget til én prøveperiode. Hvis prøveperioden udløber uden et betalt abonnement, fortsætter arbejdsområdet på Gratis plan, hvis dets antal aktive medarbejdere ligger inden for denne plans grænse. I modsat fald bliver den almindelige adgang til arbejdsområdet skrivebeskyttet. Funktionerne i prøveperioden afhænger af den prøveplan, der stilles til rådighed for Kunden. En betalt aftale indgås enten ved at vælge et abonnement og indtaste betalingsoplysninger i kontoen eller ved at acceptere et tilbud, som vi sender pr. e-mail. Kunden er ansvarlig for nøjagtigheden af de oplysninger, der gives ved tilmelding.

3. Tjenestens omfang

Tjenestens funktioner afhænger af det valgte abonnement og af eventuelle tilvalgsmoduler, som Kunden har aktiveret. En aktuel funktionsbeskrivelse er tilgængelig på persohr.eu og i applikationen. Vi kan tilbyde integrationer med tredjepartssystemer via API'er ("Integrationer"); integrationer, der er mærket som tredjepartsintegrationer, leveres af og under den pågældende tredjepartsoperatørs eneansvar. Vi kan ændre, tilføje eller fjerne funktioner, navnlig når det kræves af lovgivning, af en tredjepartsafhængighed eller for at afhjælpe sikkerhedssårbarheder, forudsat at en sådan ændring ikke væsentligt forringer den aftalte funktionalitet. Kunden kan til enhver tid opgradere eller skifte abonnement; nedgraderinger træder i kraft på den næste fornyelsesdato.

4. Tilgængelighed

Vi leverer Tjenesten med en målsat månedlig tilgængelighed på 99,5 %, målt ved Tjenestens eksterne indgangspunkt og eksklusive (a) planlagte vedligeholdelsesvinduer, (b) forhold uden for vores rimelige kontrol (force majeure, nedbrud i tredjeparters netværk, denial-of-service-angreb osv.), (c) problemer forårsaget af Kunden og (d) problemer, der opstår i tredjepartsintegrationer drevet af andre udbydere. Planlagt vedligeholdelse placeres uden for 09:00–18:00 CET mandag til fredag. Vi giver rimeligt forudgående varsel om væsentlig vedligeholdelse via notifikation i appen eller pr. e-mail.

5. Kundens ansvar

Kunden er ansvarlig for: (a) nøjagtigheden og lovligheden af de data, der uploades til eller genereres i Tjenesten; (b) at sikre et passende retsgrundlag i henhold til GDPR for behandlingen af personoplysninger om sine medarbejdere og andre registrerede gennem Tjenesten; (c) sikker administration af de brugerkonti og loginoplysninger, der er udstedt til dets personale, herunder at konti ikke deles, og at der anvendes stærk godkendelse; (d) at opretholde en fungerende internetforbindelse og en understøttet, opdateret browser; (e) at konfigurere sin konto, herunder roller og tilladelser, i overensstemmelse med sin interne sikkerhedspolitik; (f) uden unødig forsinkelse at underrette os om ethvert faktisk eller formodet misbrug, enhver sikkerhedshændelse eller ethvert databeskyttelsesproblem, der berører dets konto. Kunden er ansvarlig for det indhold, den leverer, og for sine forpligtelser som dataansvarlig, herunder oplysning til medarbejdere, lovlige instrukser om opbevaring og enhver påkrævet høring af medarbejderrepræsentanter. Dette fritager ikke PersoHR for sine egne kontraktmæssige eller lovbestemte forpligtelser. Tjenesten og dens skabeloner understøtter HR-administrationen; de erstatter ikke rådgivning om Kundens ansættelsesretlige, lønmæssige, skattemæssige eller andre retlige forpligtelser i hver relevant jurisdiktion.

6. Tildeling af rettigheder

Med forbehold for betaling af de gældende gebyrer og overholdelse af disse Vilkår giver vi Kunden en ikke-eksklusiv, ikke-overdragelig og ikke-underlicenserbar ret til at anvende Tjenesten til sine interne HR-aktiviteter i aftalens løbetid. Kunden kan give adgang til sine medarbejdere, kontrahenter og autoriserede konsulenter (forudsat at de er bundet af tilsvarende fortrolighedsforpligtelser), men må ikke videresælge, underlicensere, time-share eller kommercielt udnytte Tjenesten. Vi bevarer alle immaterielle rettigheder til Tjenesten. Vi kan anvende anonymiserede og aggregerede brugsdata, som ikke identificerer Kunden eller nogen enkeltperson, til at overvåge, sikre og forbedre Tjenesten.

7. Løbetid og opsigelse

Abonnementer løber i den periode, der er valgt ved betalingen, månedligt eller årligt. Månedlige abonnementer fornyes automatisk ved udgangen af hver faktureringsmåned og kan opsiges til enhver tid, idet opsigelsen får virkning ved udgangen af den aktuelle faktureringsperiode. Årlige abonnementer fornyes automatisk for yderligere årlige perioder, medmindre fornyelsen opsiges inden fornyelsesdatoen. Opsigelsen får virkning ved udgangen af den aktuelle betalte faktureringsperiode. Opsigelse foretages i appen via Indstillinger → Fakturering eller ved at sende en e-mail til support@persohr.eu. Hver af parterne kan ophæve aftalen med øjeblikkelig virkning ved skriftlig meddelelse, hvis den anden part begår en væsentlig misligholdelse, som ikke afhjælpes inden for 30 dage efter skriftlig meddelelse, eller i tilfælde af insolvensbehandling mod den anden part. Når et betalt abonnement ophører, fortsætter arbejdsområdet på Gratis plan, hvis dets antal aktive medarbejdere ligger inden for denne plans grænse; i modsat fald spærres den almindelige adgang til arbejdsområdet (se punkt 8). Kunden bør eksportere de nødvendige data inden denne dato og kontakte support vedrørende eventuelle yderligere ordninger for tilbagelevering eller sletning af data i henhold til punkt 13 i Databehandleraftalen. Standsning af fornyelsen udgør ikke i sig selv en anmodning om sletning af kontoen. Allerede betalte gebyrer refunderes ikke alene af den grund, at Kunden ophører med at bruge Tjenesten, inden den betalte periode udløber, med forbehold for ufravigelige rettigheder eller en udtrykkelig ret til refusion i aftalen.

8. Betalingsbetingelser

Gebyrerne er angivet på prissiden eller i den gældende ordreformular, i EUR, og er eksklusive moms og eventuelle andre gældende skatter og afgifter, som tillægges med den gældende sats. Kunden er ansvarlig for at give korrekte faktureringsoplysninger, herunder sit juridiske navn, sin registrerede adresse og, hvor det er relevant, et gyldigt EU-momsregistreringsnummer. Momsbehandlingen afhænger af kundens status, leveringsstedet og de gældende skatteregler. Omvendt betalingspligt finder anvendelse, når de lovbestemte betingelser herfor er opfyldt. Ved betalingen anvendes de afgivne fakturerings- og skatteoplysninger til at beregne den relevante behandling; Kunden bør kontakte os, hvis en faktura er forkert. Månedlige abonnementer faktureres forud ved begyndelsen af hver faktureringsmåned; årlige abonnementer faktureres forud for hele den årlige periode. Betalingen håndteres af Stripe; ved at indtaste betalingsoplysninger bemyndiger Kunden os til at debitere den valgte betalingsmetode ved hver fornyelse. Abonnementerne har grænser for antallet af medarbejdere. En opgradering kan få virkning med det samme og kræve en yderligere betaling; nedgraderinger planlægges til fornyelsen. Kunden skal gennemgå det viste beløb og tidspunkt, inden en ændring af abonnementet bekræftes. Vi kan regulere listepriserne én gang pr. kalenderår med mindst fire ugers skriftligt varsel; hvis prisstigningen overstiger 5 % af den tidligere pris, kan Kunden gøre indsigelse inden for fire uger efter varslet, i hvilket tilfælde aftalen fortsætter til den tidligere pris indtil den næste fornyelse, hvor parterne enten kan aftale den nye pris eller opsige aftalen. Den almindelige adgang til arbejdsområdet er skrivebeskyttet, mens betalingen for et abonnement er i restance, og spærret, mens abonnementet er ubetalt. Når et betalt abonnement ophører som følge af opsigelse eller vedvarende manglende betaling, fortsætter arbejdsområdet på Gratis plan, hvis dets antal aktive medarbejdere ligger inden for denne plans grænse. I modsat fald spærres den almindelige adgang. Fakturering og mulighederne for at genskabe adgangen og hente data er fortsat underlagt deres særskilte tilladelser. Kontakt support, hvis du har brug for hjælp til at løse en betaling eller hente data.

9. Garanti og mangler

Vi garanterer, at Tjenesten i abonnementsperioden i al væsentlighed er i overensstemmelse med den offentliggjorte funktionsbeskrivelse og er fri for væsentlige mangler, der forhindrer dens anvendelse til det tilsigtede formål. Kunden skal anmelde mangler uden unødig forsinkelse og give rimelige oplysninger, så fejlen kan diagnosticeres. Vi vil gøre rimelige bestræbelser på at afhjælpe anmeldte mangler inden for en rimelig frist, med reaktionsmål på fire timer for totale nedbrud, der anmeldes inden for supporttiden, og én arbejdsdag for andre mangler. Midlertidige løsninger kan anvendes, mens en permanent rettelse udvikles. Hvor Tjenesten leveres vederlagsfrit (f.eks. i prøveperioden eller på Gratis plan), er vores ansvar for mangler begrænset til tilfælde af svigagtig hensigt; de tilfælde af ubegrænset ansvar, der er nævnt i punkt 10, berøres ikke.

10. Ansvarsbegrænsning

Vi er ubegrænset ansvarlige for skader forårsaget ved forsæt eller grov uagtsomhed, for skader på liv, legeme eller helbred, for brud på udtrykkelige skriftlige garantier, for produktansvarskrav i henhold til gældende lovgivning og for ethvert ansvar, der ikke kan udelukkes eller begrænses i henhold til ufravigelig lovgivning. For skader forårsaget ved simpel uagtsomhed er vores ansvar begrænset til brud på væsentlige kontraktmæssige forpligtelser (dvs. forpligtelser, hvis opfyldelse overhovedet muliggør en behørig opfyldelse af aftalen, og hvis opfyldelse Kunden regelmæssigt forlader sig på); i disse tilfælde er vores ansvar yderligere begrænset til den påregnelige skade, der er typisk for denne type aftale, og som parterne er enige om under alle omstændigheder er begrænset til de samlede gebyrer, som Kunden har betalt i de tolv måneder forud for den begivenhed, der giver anledning til kravet. Ansvar for simpel uagtsomhed vedrørende ikke-væsentlige forpligtelser er udelukket. De samme begrænsninger gælder for krav mod vores medarbejdere, repræsentanter og underleverandører.

11. Databeskyttelse og fortrolighed

Vi optræder som databehandler for personoplysninger, som Kunden uploader til Tjenesten. Databehandleraftalen på /legal/dpa er inkorporeret i disse Vilkår ved henvisning og udgør en integreret del af aftalen. Hver part skal holde den anden parts fortrolige oplysninger fortrolige, kun anvende dem til aftalens formål og beskytte dem med mindst samme omhu, som den anvender for sine egne fortrolige oplysninger af tilsvarende følsomhed. Fortrolighedsforpligtelsen består i fem år efter aftalens ophør. Forpligtelser, der beskytter opbevarede personoplysninger, består, så længe disse data opbevares, herunder når en længere lovbestemt pligt finder anvendelse.

12. AI-funktioner og acceptabel brug

Dele af Tjenesten bruger generativ AI til at understøtte HR-arbejdsgange (for eksempel generering af indhold i opsætningsguiden, generering af onboardingplaner, dokumentanalyse, udkast til medarbejderevalueringer, udkast til anbefalingsbreve, ønskede tekstoversættelser og den indbyggede chatassistent). Output produceres af en sprogmodel og er udelukkende til hjælp. Kunden skal gennemgå, acceptere, redigere eller afvise hvert output, før Kunden forlader sig på det. Kunden må ikke anvende AI-assisteret output som det eneste eller afgørende grundlag for ansættelse, afskedigelse, forfremmelse, aflønning, disciplinære eller tilsvarende væsentlige ansættelsesbeslutninger eller for nogen beslutning, der har retsvirkninger eller på tilsvarende måde betydelige følger for en medarbejder, jf. artikel 22 i GDPR. Kunden forbliver dataansvarlig for de personoplysninger, den indsender til AI-funktionerne, og er ansvarlig for lovligheden af sine prompts og input. Særlige kategorier af personoplysninger, jf. artikel 9 i GDPR (herunder helbred, religion, etnisk oprindelse, fagforeningsmæssigt tilhørsforhold, seksuelle forhold eller seksuel orientering), og oplysninger om strafbare forhold, jf. artikel 10 i GDPR, må ikke indtastes i AI-funktionerne, medmindre Kunden har et udtrykkeligt retsgrundlag, og det relevante modul er dokumenteret som understøttende for den pågældende kategori. AI-funktionerne under drift anvender Mistral AI. Listen over underdatabehandlere beskriver udbyderen og de relevante datakategorier, herunder kontekst sammensat af funktionen og indholdet af indsendte dokumenter. Behandlingssteder, videre udbydere og opbevaring afhænger af den gældende serviceordning; Kunden kan anmode om de relevante oplysninger, inden AI aktiveres for personoplysninger. AI-output kan være unøjagtigt, ufuldstændigt eller forudindtaget, herunder opdigtede vurderinger i et udkast til anbefalingsbrev. Kunden er ansvarlig for at gennemgå det faktiske grundlag for og lovligheden af sine beslutninger. PersoHR forbliver ansvarlig for sine egne gældende kontraktmæssige og lovbestemte forpligtelser. Menneskelig gennemgang afgør ikke i sig selv, om en funktion er omfattet af højrisikobestemmelserne i gældende AI-lovgivning.

Kunden må ikke bruge Tjenesten til at opbevare eller dele indhold, der er ulovligt, eller som krænker andres rettigheder. Vi overvåger ikke det indhold, som Kunderne opbevarer, og anvender ingen automatiserede værktøjer til at moderere det. Enhver kan gøre os opmærksom på indhold i Tjenesten, som vedkommende anser for ulovligt, ved at skrive til support@persohr.eu med angivelse af, præcis hvor indholdet findes, begrundelsen og en erklæring om, at anmeldelsen efter bedste overbevisning er korrekt og fuldstændig, samt sit navn og sin e-mailadresse, medmindre anmeldelsen vedrører seksuelt misbrug eller seksuel udnyttelse af børn, f.eks. misbrugsmateriale eller hvervning af et barn til seksuelle formål (de lovovertrædelser, der er omhandlet i artikel 3-7 i direktiv 2011/93/EU). Vi har brug for en e-mailadresse for at kunne bekræfte modtagelsen og meddele personen vores afgørelse. Vi bekræfter modtagelsen, behandler hver anmeldelse individuelt og meddeler den person, der anmeldte indholdet, hvad vi har besluttet, også når vi ikke foretager os noget, og hvordan afgørelsen kan anfægtes. Hvis vi begrænser adgangen til indhold, fordi det er ulovligt eller strider mod disse Vilkår, meddeler vi de berørte, hvad vi har besluttet, hvorfor, og hvordan afgørelsen kan anfægtes, medmindre lovgivningen forhindrer det. En afgørelse kan anfægtes ved at besvare den. support@persohr.eu er også vores kontaktpunkt for myndigheder og brugere i henhold til forordningen om digitale tjenester. Myndigheder kan skrive til os på græsk, engelsk eller tysk.

13. Skabeloner

Tjenesten kan stille dokumentskabeloner til rådighed, f.eks. skabeloner til personalepolitikker udarbejdet til et bestemt land, og andet forudskrevet indhold (samlet "Skabeloner"). Skabeloner er generelle udgangspunkter udarbejdet til almindelige forhold. De udgør ikke juridisk rådgivning og tager ikke højde for Kundens særlige situation.

Hvor vi angiver, at et advokatfirma eller en anden rådgiver har gennemgået en Skabelon, beskriver denne angivelse den gennemgang, der har fundet sted. Den omfatter kun den angivne version og dato i henhold til den lovgivning, der var gældende på denne dato, og er ikke en garanti for, at Skabelonen eller et dokument baseret på den er egnet for Kunden. Gennemgangen blev udført for os. Den omfatter ikke nogen version, som Kunden udfylder eller ændrer, og gør ikke denne rådgiver til Kundens rådgiver.

Når Kunden udfylder, tilpasser eller vedtager en Skabelon, er det resulterende dokument Kundens eget dokument, og Kunden er ansvarlig for dets indhold og for, hvordan det anvendes. Kunden afgør, om en Skabelon skal tilpasses inden vedtagelsen, navnlig hvis en gældende overenskomst indeholder særlige bestemmelser om det emne, Skabelonen dækker, hvis Kunden anvender arbejdstidsordninger som skifteholdsarbejde, uregelmæssige arbejdstider eller rådighedsvagter, eller hvis Kundens interne procedurer, værktøjer eller kommunikationspraksis afviger fra dem, Skabelonen beskriver. Kunden er også ansvarlig for enhver høring af eller inddragelse af medarbejderrepræsentanter, der skal finde sted forud for vedtagelsen.

Med forbehold for vores forpligtelser i henhold til punkt 3 og 9 kan vi opdatere, erstatte eller tilbagetrække en Skabelon, f.eks. efter en ændring i lovgivningen eller i officiel vejledning. Et dokument, som Kunden allerede har vedtaget, ændres ikke heraf. Vi bevarer alle rettigheder til Skabelonerne. I aftalens løbetid må Kunden anvende, kopiere og tilpasse Skabeloner til sine egne interne formål. Et dokument, som Kunden har vedtaget, er Kundens eget dokument, og Kunden må opbevare, anvende og dele det som ethvert andet eget dokument, også efter aftalens ophør.

Eksporter, som Tjenesten udarbejder til en tredjepart, f.eks. en lønudbyder eller en offentlig myndighed, afspejler de data, der er registreret i Tjenesten. Inden Kunden forlader sig på en eksport, kontrollerer Kunden, at den opfylder modtagerens krav og eventuelle lovkrav, der gælder for den.

Ethvert program, hvorigennem kunder stiller deres eget indhold til rådighed for andre kunder eller anvender indhold, som andre kunder har stillet til rådighed, vil være underlagt særskilte vilkår, som gælder, når Kunden deltager i det.

Punkt 10 gælder for Skabeloner og deres anvendelse. Hverken en Skabelon eller en angivelse af, at en rådgiver har gennemgået den, er en udtrykkelig skriftlig garanti som omhandlet i punkt 10.

14. Ændringer

Vi kan ændre disse Vilkår med mindst fire ugers skriftligt varsel (i appen eller pr. e-mail), inden ændringen træder i kraft. Varslet vil angive ændringen, fristen for indsigelse og konsekvenserne af en indsigelse. Hvis Kunden ikke gør skriftlig indsigelse inden for to uger efter varslet, anses ændringen for accepteret. Hvis Kunden gør indsigelse, fortsætter aftalen på de hidtidige Vilkår; vi kan herefter opsige aftalen med én måneds skriftligt varsel. Vi kan også ændre Tjenesten for at overholde lovgivningen, håndtere sikkerhedsproblemer, afspejle ændringer i tredjepartsafhængigheder, eller hvor ændringen er væsentligt fordelagtig for Kunden. Prisændringer er udelukkende reguleret af punkt 8.

15. Afsluttende bestemmelser

Disse Vilkår er underlagt lovgivningen i Republikken Cypern med undtagelse af dens lovvalgsregler og De Forenede Nationers konvention om aftaler om internationale køb. Domstolene i Paphos, Cypern, har eksklusiv kompetence til at afgøre enhver tvist, der opstår som følge af eller i forbindelse med disse Vilkår, med forbehold for ethvert ufravigeligt forbrugerbeskyttelsesværneting i henhold til EU-retten. Meddelelser i henhold til disse Vilkår gives skriftligt eller pr. e-mail. Hvis en bestemmelse i disse Vilkår er eller bliver ugyldig, ulovlig eller ikke kan håndhæves, berøres de øvrige bestemmelser ikke, og parterne vil erstatte den ugyldige bestemmelse med en gyldig bestemmelse, hvis økonomiske virkning ligger så tæt som muligt på den oprindelige. I tilfælde af uoverensstemmelse har den engelske version af disse Vilkår forrang for enhver oversættelse.