AI inden for HR for små teams: Hvor skal man starte, og hvad skal man tjekke?

Du har en ny medarbejder, der starter på mandag, en opdatering af personalepolitikken, der skal forklares, og en stillingsannonce, der stadig skal skrives. AI kan hjælpe med at udarbejde et første udkast til hver af disse. Det relevante spørgsmål er, om det kræver mindre arbejde at gennemgå resultatet, end det ville gøre at skrive det selv.

I et lille team skal du starte med en tilbagevendende opgave, hvis resultat du kan kontrollere. Aftal, hvilket værktøj og hvilke oplysninger medarbejderne må bruge, hvem der kontrollerer resultatet, og hvornår det er klar til at blive delt. Disse fem eksempler giver et udgangspunkt.

Fem opgaver, du bør prøve først

1. Omdan en rollebeskrivelse til en stillingsbeskrivelse

Indtast rollens ansvarsområder, nødvendige kompetencer, arbejdsvilkår og godkendte lønoplysninger i værktøjet. Bed det om at strukturere disse oplysninger i en overskuelig stillingsannonce og markere eventuelle mangler.

Sammenlign udkastet med den faktiske stillingsbeskrivelse. Fjern opdigtede fordele, unødvendige kvalifikationer og formuleringer, der kan udelukke egnede ansøgere. Ansættelsesansvarlige bør godkende alle forpligtelser inden offentliggørelse. Hold kandidaternes CV'er ude af denne udarbejdelsesproces.

2. Udarbejd en tjekliste til onboarding

Brug en generisk stillingsbeskrivelse og godkendte onboarding-trin til at udarbejde en plan for den første uge. Bed om forslag til, hvem der skal stå for hver opgave, og hvornår den skal udføres, og få derefter de involverede personer til at bekræfte dem.

Sammenlign adgang, udstyr, uddannelse og introduktioner med, hvordan din virksomhed fungerer. Lokale registreringsfrister og ansættelseskrav skal tjekkes separat. Selv en fornuftig tjekliste kan stadig overse noget vigtigt. Vores europæiske onboarding-tjekliste er et nyttigt udgangspunkt.

3. Forklar en godkendt politik i et mere forståeligt sprog

Når værktøjet er godkendt i forhold til dokumentets fortrolighedsniveau, skal du fremlægge den gældende politik og bede om en kort forklaring med henvisninger til de relevante afsnit. Bed værktøjet om at identificere spørgsmål, som politikken ikke besvarer.

Sammenlign forklaringen med kilden, især undtagelser, berettigelse og frister. Angiv et link til den godkendte politik, så medarbejderne kan læse den fulde ordlyd. Bed den person, der er ansvarlig for politikken, om at besvare spørgsmål om en medarbejders egne rettigheder.

4. Udarbejd rutinemæssig medarbejderkommunikation

En påmindelse om et kursus eller en ændring i kontorets åbningstider kan være et overkommeligt første forsøg. Angiv de bekræftede datoer, målgruppen og den krævede handling. Bed om en kort, direkte besked.

Kontroller, at udkastet ikke indeholder utilsigtede løfter og når ud til de rette personer. I den indledende pilotfase skal disciplinærsager, klager, helbredsoplysninger og individuelle lønforhandlinger holdes uden for det godkendte omfang.

5. Udarbejd et oversættelsesudkast

AI kan generere en brugbar oversættelse af en velkomstbesked eller en generel meddelelse. Angiv målgruppen, det ønskede formalitetsniveau og de udtryk, der skal forblive uændrede.

Få en person, der er kompetent i begge sprog, til at sammenligne betydningen, herunder datoer, instruktioner og tone. Kontrakter, privatlivspolitikker og juridiske rettigheder skal gennemgås både sprogligt og indholdsmæssigt, inden de tages i brug. En flydende oversættelse kan ændre en forpligtelse uden at fejlen bliver åbenlys.

Beslut, hvilke oplysninger der kan indtastes i værktøjet

Start med offentligt tilgængelig tekst, fiktive eksempler eller internt materiale, som værktøjet er godkendt til at håndtere. Interne politikker kan indeholde fortrolige oplysninger, selvom de ikke indeholder medarbejderoplysninger, så tjek værktøjets vilkår og din organisations regler, før du uploader dem.

Inden du bruger personoplysninger, skal du fastlægge formålet og det retlige grundlag, begrænse oplysningerne til det nødvendige og vurdere eventuelle yderligere betingelser for særlige kategorier af oplysninger, såsom helbredsoplysninger. Samtykke er normalt ikke egnet i ansættelsesforhold, da medarbejderne muligvis ikke føler sig frie til at afvise deres arbejdsgiver. EDPB: lovlig behandling

Kontroller, om der kræves en konsekvensanalyse vedrørende databeskyttelse, inden du går i gang. GDPR-artikel 35 kræver en sådan, hvis den påtænkte databehandling sandsynligvis vil udgøre en høj risiko for personers rettigheder og friheder. GDPR, artikel 35

At fjerne et navn betyder ikke nødvendigvis, at en post bliver anonymiseret. En rolle, en placering og en karakteristisk begivenhed kan stadig identificere en person i et lille team. Pseudonymiserede oplysninger er stadig personoplysninger, når de kan knyttes tilbage til en bestemt person. EDPB: anonymisering og pseudonymisering

Spørg udbyderen, hvem der behandler indtastninger og resultater, hvor behandlingen og supportadgangen finder sted, hvor længe oplysningerne opbevares, om de bruges til træning, og hvem der kan hente dem. Når en leverandør fungerer som din databehandler, kræves der en aftale i henhold til artikel 28. Internationale overførsler kræver de relevante GDPR-sikkerhedsforanstaltninger; en hostingplacering i EU alene er ikke tilstrækkeligt til at afgøre vurderingen. GDPR, artikel 28 og 44–49

Hvis en udbyder bruger indtastede data til egne formål, skal denne databehandling vurderes separat. Hold personoplysninger ude af pilotprojektet, indtil aftalen er vurderet og godkendt. Vores spørgsmål til udbydere beskriver kontrollerne mere detaljeret.

Giv korrekturlæseren noget konkret at tjekke

Brug en prompt, der knytter udkastet til kendte fakta. For eksempel:

Udarbejd en tjekliste til den første arbejdsdag for en fiktiv kontoradministrator. Brug kun følgende bekræftede opgaver: hente udstyr hos IT-afdelingen, møde lederen, deltage i den planlagte sikkerhedsintroduktion, gennemgå den godkendte håndbog og teste adgangen til systemet. Foreslå en rækkefølge. Marker manglende tidspunkter og ansvarlige som »skal bekræftes«. Opfind ikke virksomhedspolitikker eller juridiske krav.

Kontroller, at alle bekræftede opgaver vises, at der ikke er tilføjet krav, der ikke understøttes, og at uafklarede detaljer forbliver synlige. Instruktionen hjælper med at definere opgaven; den garanterer ikke, at modellen vil følge den.

Ved de første par forsøg skal du registrere den tid, det tager at udarbejde, gennemgå og rette. Undgå at indføre personoplysninger i denne pilotlog. Hvis det gentagne gange tager længere tid at gennemgå end at udføre opgaven selv, skal du ændre opgaven eller afbryde eksperimentet.

Behandl beslutninger om medarbejdere som et separat projekt

At rangordne ansøgere, vurdere præstationer eller anbefale afskedigelser kræver en anden vurdering end at udarbejde en generisk velkomstbesked. GDPR-artikel 22 vedrører udelukkende automatiserede beslutninger med retlige eller tilsvarende væsentlige virkninger, med forbehold for specificerede undtagelser og sikkerhedsforanstaltninger. GDPR, artikel 22

Et trin med menneskelig godkendelse afgør ikke i sig selv den juridiske vurdering. AI-loven behandler visse ansættelsessystemer særskilt som højrisiko, og kravene heri har forskellige ikrafttrædelsesdatoer. Tjek den tilsigtede anvendelse og de gældende regler, før du indfører et sådant system. Europa-Kommissionen: AI-loven

Uddann medarbejderne i de godkendte opgaver, tilladte oplysninger og sandsynlige fejl. Inkluder øvelser i at kontrollere et forkert svar og en klar procedure for rapportering af problemer. Artikel 4 i AI-loven kræver, at udbydere og organisationer, der implementerer AI-systemer, træffer foranstaltninger til at styrke AI-kompetencen hos de personer, der bruger disse systemer på deres vegne. Kommissionen angiver, at der ikke kræves et bestemt certifikat. Før en oversigt over de trufne foranstaltninger. Europa-Kommissionen: AI-forståelse

Din tjekliste til det første pilotprojekt

Brug dette som en praktisk planlægningshjælp sammen med de juridiske og organisatoriske tjek, der er relevante for netop din situation.

• Vælg en tilbagevendende opgave inden for tekstudarbejdelse og en kort prøveperiode.
• Angiv det godkendte værktøj, kontoen og den person, der er ansvarlig for pilotprojektet.
• Angiv, hvilke oplysninger der er tilladt, og hvad der ikke må indgå i værktøjet.
• Tjek leverandørvilkår, adgang, opbevaring og eventuel behandling af personoplysninger.
• Kontroller, om indførelsen af værktøjet kræver høring af eller aftale med medarbejderrepræsentanter i henhold til gældende nationale regler.
• Angiv et aktuelt kildedokument eller bekræftede fakta.
• Giv korrekturlæseren tid, viden og beføjelser til at rette eller afvise resultatet.
• Vis teamet typiske fejl og hvordan man indberetter et problem.
• Sammenlign den samlede indsats, herunder gennemgang, med den nuværende proces.
• Beslut, om du vil fortsætte, ændre eller stoppe, inden du udvider omfanget.

Et nyttigt første resultat er en opgave, som dit team kan udføre lettere, samtidig med at informationen forbliver nøjagtig og ansvaret klart.