Pazīmes, kas liecina, ka izaugsiet ārpus izklājlapu iespēju robežām, funkcijas, kas patiešām ir svarīgas, brīdinājuma signāli, uz kuriem jāpievērš uzmanība, un jautājumi, kurus ir vērts uzdot, pirms noslēdzat līgumu ar piegādātāju.
Sāciet ar cilvēkresursu uzdevumiem, kurus jūsu komanda veic katru nedēļu: atvaļinājumu pieprasījumi, darbinieku lietas, jauno darbinieku ievadīšana un dokumenti. Šis ceļvedis palīdzēs jums novērtēt katras iespējas rīkus, izmaksas un datu apstrādi.
Fakti pārbaudīti 2026. gada 21. septembrī. Zemāk sniegtie ieteikumi par pirkumu ir praktisks novērtēšanas pamats, nevis precīzs konkrētu piegādātāju salīdzinājums.
Atvaļinājumu uzskaite rada neskaidrības. Ja darbinieks jautā, cik dienas viņam vēl ir atlicis, un jums nākas atvērt trīs failus un veikt aprēķinus prātā, tas ir problēma.
Jauno darbinieku ievadapmācība nav vienota. Jaunajiem darbiniekiem pieredze atšķiras atkarībā no tā, kurš vada viņu ievadapmācību. Daži saņem izsmeļošu ievadu, citiem trūkst rīku, piekļuves vai aprīkojuma.
Jūs neesat pārliecināts, ka tiek ievērotas jūsu GDPR saistības. Darbinieku dati ir izkaisīti pa e-pastiem, koplietotajiem diskiem un vietējiem failiem. Jūs nevarētu sagatavot atbildi uz datu subjekta piekļuves pieprasījumu bez ievērojamas piepūles.
Jūs esat nokavējis atbilstības termiņu. Līguma pagarināšana, pārbaudes laika novērtēšana, sociālās apdrošināšanas reģistrācija. Šādas lietas notiek, bet, ja tās notiek tāpēc, ka nebija sistēmas, kas tās fiksētu, ir pienācis laiks ieviest sistēmu.
Administratīvie darbi aizņem vairāk laika, nekā jūsu komanda var atļauties. Salīdziniet laiku, kas tiek veltīts dokumentācijas kārtošanai, ar sistēmas ieviešanas izmaksām un pūlēm; darbinieku skaits vien nepalīdzēs noteikt, kad ir pienācis laiks pāriet uz jauno sistēmu.
Kad programmatūras izstrādātāji demonstrē personāla vadības programmatūru, viņi bieži vien sāk ar iespaidīgiem vadības paneļiem un mākslīgā intelekta funkcijām, kas prezentācijā izskatās labi. Funkcijas, kas ir svarīgas ikdienas darbā, ir mazāk krāšņas.
Efektīvai atvaļinājumu pārvaldības sistēmai jāaptver gan ikdienas pieprasījumi, gan noteikumi, kas attiecas uz jūsu komandu. Ņemiet vērā:
Ja jums ir darbinieki vairākās ES valstīs, sistēmai ir jāspēj apstrādāt atšķirīgas tiesības katrā valstī. Franču darbiniekam ir atšķirīgi atvaļinājuma noteikumi nekā nīderlandiešu darbiniekam.
Viena strukturēta vieta darba līgumiem, personiskajai informācijai, ārkārtas kontaktpersonām, dokumentiem un piezīmēm. Pievērsiet uzmanību meklēšanas funkcijām, piekļuves kontrolei un revīzijas vēsturei. Pārbaudiet, vai varat atrast un eksportēt ierakstus, kas nepieciešami piekļuves pieprasījumam.
Veidnes ar uzdevumiem, kas piešķirti dažādām personām (IT, vadītājs, personāla nodaļa), termiņiem un pabeigšanas uzraudzību. Izmantojiet kopīgu pārbaudes sarakstu ar būtiskākajiem punktiem, pēc tam pielāgojiet to katrai amatam. Skaidri noteikti atbildīgie un progresa uzraudzība palīdz darbiniekiem izpildīt uzdevumus.
Glabājiet darba līgumus, algas izrakstus un uzņēmuma politiku vienā vietā. Darbiniekiem jābūt iespējai piekļūt saviem dokumentiem, nevis lūgt to kādam citam. Vadītājiem nedrīkst būt piekļuve dokumentiem, kurus viņiem nav nepieciešams redzēt.
Automātiski brīdinājumi par līgumu termiņa beigām, pārbaudes laika izvērtēšanas termiņiem, darba atļauju derīguma termiņiem un dokumentu atjaunošanu. Tieši šīs lietas bieži paliek nepamanītas, izmantojot izklājlapas.
Iebūvēta algu aprēķināšana. Pārbaudiet, kuras valstis, aprēķinus un likumā noteiktās deklarācijas šis pakalpojums aptver, kā arī to, kurš nodrošina noteikumu atbilstību, ja tie mainās. Neatkarīgi no tā, vai algu aprēķināšana ir iebūvēta vai savienota ar citu pakalpojuma sniedzēju, pārbaudiet datu nodošanas procesu un vienojieties, kurš ir atbildīgs par labojumiem.
AI veiktspējas novērtējumi. Pārbaudiet, ko sistēma faktiski dara: teksta sastādīšana, veiktspējas novērtēšana un ieteikumu sniegšana par nodarbinātības lēmumiem rada dažādus jautājumus. GDPR 22. pants attiecas vienīgi uz automatizētiem lēmumiem, kam ir juridiskas vai līdzvērtīgas nozīmīgas sekas. Cilvēka iesaistīšanās automātiski neizslēdz nodarbinātības jomas AI sistēmu no AI likumā noteiktajām augsta riska kategorijām. Saskaņā ar Komisijas pašreizējiem īstenošanas norādījumiem III pielikumā noteiktie augsta riska noteikumi, tostarp attiecībā uz nodarbinātības jomu, stāsies spēkā 2027. gada 2. decembrī; pārējie AI likumā noteiktie pienākumi jau ir spēkā. Eiropas Komisija: AI likums
Plaša analītika. Sāciet ar pārskatiem, kas atbalsta lēmumus, kurus jūs patiešām pieņemat, piemēram, atvaļinājumu atlikumus un nokavētos darbinieku ievadīšanas uzdevumus. Pirms maksājat par tiem, noskaidrojiet, kādi papildu pārskati palīdzētu jūsu komandai.
Daži piegādātāji iekasē maksu par katru darbinieku mēnesī, nepiedāvājot apjoma atlaides. Ja darbinieku skaits ir 5, tas nav problēma. Ja darbinieku skaits ir 50, izmaksas var kļūt ievērojamas. Pirms līguma noslēgšanas izpētiet cenu dinamiku.
Noskaidrojiet, kur tiek glabāti ieraksti, dokumenti un dublējumi, kam ir piekļuve tiem un kuri pakalpojumu sniedzēji ir iesaistīti. Jūsu organizācijai var būt prasība, ka datu uzglabāšanai jāizmanto ES serveri, taču Vispārīgā datu aizsardzības regula (GDPR) noteiktos apstākļos atļauj arī starptautiskus datu pārsūtījumus. Novērtējiet faktisko situāciju, nevis uzskatiet valstspiederību par atbilstības apliecinājumu. EDPB: starptautiskie datu pārsūtījumi
Pakalpojumu sniedzējiem, uz kuriem attiecas ASV tiesvedības process, CLOUD Act var attiekties uz datiem, kas atrodas to rīcībā, glabāšanā vai kontrolē ārvalstīs. Noskaidrojiet informāciju par piekļuvi, juridisko pieprasījumu apstrādi un aizsardzības pasākumiem. ASV Tieslietu ministrija: CLOUD Act
Ja personāla vadības platforma jūsu vārdā apstrādā darbinieku datus, šīm attiecībām ir nepieciešams līgums ar datu apstrādātāju saskaņā ar 28. pantu. GDPR, 28. pants Ja pakalpojuma sniedzējs nevar iesniegt skaidru datu apstrādes līgumu (DPA) vai tā sagatavošanai nepieciešamas vairākas nedēļas, tas liecina par to, cik nopietni viņi uztver datu aizsardzību.
Kas notiek, ja vēlaties aiziet? Vai varat eksportēt visus savu darbinieku datus lietojamā formātā? Eksportēšanas procesā var tikt izlaisti dokumenti, vēsture vai saiknes starp ierakstiem. Lūdziet paraugu un pārbaudiet, vai tajā ir iekļauts viss, kas jums nepieciešams datu pārcelšanai.
Salīdziniet nepieciešamās funkcijas ar cenu līmeņiem, tostarp piekļuves kontroli, eksportēšanas iespējas, revīzijas vēsturi un atbalstu. Salīdziniet kopējās izmaksas par līmeni, kas nepieciešams jūsu komandai, iekļaujot arī uzstādīšanas un migrācijas izmaksas.
Pirms izvēlaties kādu personāla vadības platformu, iegūstiet skaidras atbildes uz šādiem jautājumiem:
Kur tieši tiek glabāti dati? Noskaidrojiet datu centru atrašanās vietas, iesaistītos mākoņpakalpojumu sniedzējus un juridiskās personas, tostarp tās, kurām ir attālināta piekļuve.
Vai jūsu uzņēmums ir reģistrēts ES? Ja jā, tad kurā valstī? Noskaidrojiet, kuras juridiskās personas sniedz pakalpojumu un kurām ir piekļuve jūsu informācijai.
Vai varu apskatīt jūsu DPA? Lūdziet šo dokumentu, pirms pārdošanas saruna beidzas. Uzticams piegādātājs to jau būs sagatavojis.
Kādus apstrādes pakalpojumu sniedzējus jūs izmantojat? Katrs pakalpojums, no kura ir atkarīga personāla vadības platforma (e-pasta sūtīšana, failu uzglabāšana, atbalsta rīki), ir potenciāla datu pārsūtīšana. Jums ir tiesības zināt, kas ir šie pakalpojumu sniedzēji un kur atrodas to mītnes vietas.
Kā eksportēt datus, ja es aizietu no darba? Kādā formātā, cik ilgs laiks tas aizņem un vai tas ir maksas pakalpojums?
Kas notiek ar maniem datiem pēc līguma atcelšanas? Vai tie tiek dzēsti uzreiz? Pēc 30 dienām? Vai pēc līguma atcelšanas ir iespējams veikt pēdējo datu eksportu?
Kā jūs apstrādājat manu darbinieku iesniegtos pieprasījumus par datu piekļuvi? Labai sistēmai šis process būtu jāpadara vienkāršs. Pārbaudiet, kas ir pieejams pašapkalpošanās režīmā, kur nepieciešams atbalsts un vai process spēj ievērot jūsu atbildes sniegšanas termiņus.
Izveidojiet rīku sarakstu, ņemot vērā jūsu ikdienas darba vajadzības: atvaļinājumu pārvaldība, darbinieku datu reģistri, jauno darbinieku ievadīšana un dokumenti. Pārbaudiet datu apstrādes noteikumus un datu apstrādes līgumu (DPA), pēc tam izmantojiet demo kontu, lai pārbaudītu šos darba procesus kopā ar cilvēkiem, kuri tos izmantos.
Novērtējumā iekļaujiet uzstādīšanu, apmācību un atbalstu. Noderīga izmēģinājuma versija ļaus pārliecināties, vai darbinieki spēj veikt savus uzdevumus un vai vadītāji var atrast nepieciešamo informāciju.
Izmēģiniet PersoHR bez maksas 30 dienas. Kredītkarte nav nepieciešama.
Sāciet 30 dienu bezmaksas izmēģinājumu