Praktisks ceļvedis par likumīgu datu apstrādi, konfidenciāliem darbinieku datiem, datu pieprasījumiem, datu glabāšanu un personāla vadības pakalpojumu sniedzēju izvēli.
Darbinieku datu reģistrēšanai nepieciešami skaidri noteikumi: ko jūs vācat, kam ir piekļuve šiem datiem un kad tie ir jādzēš. Sāciet ar katra ieraksta mērķi, nevis ar informācijas sarakstu, kas kādreiz varētu noderēt.
Fakti pārbaudīti 2026. gada 21. septembrī. Nozīme ir arī valstu nodarbinātības noteikumiem un datu apstrādes apstākļiem.
Kontaktinformācija, informācija par algām, darba laiks un darba rezultātu uzskaite kalpo dažādiem mērķiem. Katrai kategorijai reģistrējiet mērķi, personas, kam nepieciešama piekļuve, un piemērojamos datu glabāšanas noteikumus. Personāla vadības sistēmai jāpalīdz jums skaidri nošķirt šos aspektus.
GDPR paredz datu minimizāciju. Darba devēja statuss nav vispārēja atļauja vākt darbinieka privāto informāciju. Dati par kriminālsodiem un pārkāpumiem tiek regulēti ar 10. pantu, atsevišķi no 9. pantā minētajām īpašajām kategorijām. GDPR, 5., 9. un 10. pants
Īpaša uzmanība jāpievērš informācijai par veselību, dalībai arodbiedrībās un biometriskajiem datiem, ko izmanto unikālai identifikācijai. Attiecībā uz īpašo kategoriju datu apstrādi jānosaka gan 6. panta pamats, gan piemērojamais 9. panta nosacījums. Darba tiesību nepieciešamība saskaņā ar 9. panta 2. punkta b) apakšpunktu ir atkarīga no atļaujas ES vai valsts tiesību aktos vai no atbilstoša koplīguma, kurā ir paredzēti aizsardzības pasākumi. EDPB: likumīga apstrāde un jutīgi dati
Līgumiska nepieciešamība, juridisks pienākums un leģitīmas intereses ir bieži sastopami nodarbinātības jomā, taču atbilstošais pamats ir atkarīgs no konkrētās darbības. Viena līguma klauzula vēl nenozīmē, ka ikviena ar to saistītā datu izmantošana ir nepieciešama. Leģitīmu interešu gadījumā ir nepieciešams veikt nepieciešamības un interešu līdzsvarošanas novērtējumu; uz uzraudzību var attiekties papildu valstu noteikumi.
Piekrišana bieži vien nav piemērota gadījumos, kad darba attiecības neļauj darbiniekam brīvi izvēlēties. Ja piekrišana tiek izmantota, atteikšanās un tās atsaukšana jābūt iespējamai bez nelabvēlīgām sekām. Pirms datu apstrādes sākšanas jādokumentē apstrādes pamats. EDPB: juridiskie pamati
Attiecībā uz informāciju, kas iegūta tieši no darbinieka, 13. pants parasti paredz, ka informācija par privātumu jāsniedz brīdī, kad dati tiek iegūti. Uz datiem, kas iegūti citur, attiecas 14. pants, kurā ir noteikti savi termiņi un izņēmumi. Jāapraksta datu apstrādes mērķi, juridiskais pamats, saņēmēji, glabāšanas termiņi, datu nodošana (ja attiecināms) un piemērojamās tiesības. Paziņojuma apstiprināšana nav piekrišana visām tajā aprakstītajām darbībām. GDPR, 13. un 14. pants
Nodrošiniet, lai paziņojums būtu viegli atrodams pēc darbinieka uzņemšanas darbā. Ja darbinieks jautā par konkrētu savu datu izmantošanu, kādam jāspēj izskaidrot, kāds process patiesībā slēpjas aiz formulējuma.
Darbinieki var pieprasīt piekļuvi saviem datiem un to labošanu, un atkarībā no apstākļiem viņiem var būt tiesības uz datu dzēšanu, apstrādes ierobežošanu, datu pārnesamību vai iebildumu izteikšanu. Datu dzēšana nav bezierunu: likumīgas datu glabāšanas saistības un juridiskas prasības var pamatot dažu ierakstu saglabāšanu. Apstrādes ierobežošana arī nav absolūts aizliegums jebkādai saglabāto datu izmantošanai.
Pārnesamība attiecas uz datiem, kurus sniedzis pats indivīds un kuri tiek apstrādāti automatizēti, pamatojoties uz piekrišanu vai līgumu. Tā neattiecas uz visiem personāla lietu ierakstiem. Uz pieprasījumiem parasti jāatbild viena mēneša laikā; atļautais termiņa pagarinājums jāpamato šī pirmā mēneša laikā. Par labojumiem, dzēšanu un ierobežojumiem var būt nepieciešams informēt saņēmējus, ņemot vērā 19. panta izņēmumus. EDPB: fizisko personu tiesības
Noderīga iekšējā darba plūsma ir šāda:
Nav vienotas ES datu glabāšanas tabulas visiem darbinieku datiem. Algu aprēķinu dokumentiem, kandidātu lietām un arodveselības dokumentiem var būt atšķirīgas prasības. Reģistrējiet katra perioda iemeslu, kad sākas glabāšanas termiņš, jebkādu ierobežotas piekļuves arhivēšanas posmu un to, kas notiek, kad periods beidzas.
Francijas CNIL publicē vadlīnijas par datu glabāšanu personāla vadības jomā, taču tajās norādītie konkrētajai valstij raksturīgie glabāšanas termiņi nedrīkst tikt pasniegti kā visā ES spēkā esoši noteikumi. Juridiskās saglabāšanas prasības un likumā noteiktie glabāšanas termiņi var mainīties, ja datu dzēšana ir atbilstoša. CNIL: glabāšanas termiņi
Programmatūras noklusējuma iestatījums ir jāizvērtē, tas nav pierādījums tam, ka izvēlētais periods ir likumīgs. Procesā iekļaujiet datu eksportu, saistītos pakalpojumus un dublējumu apstrādi.
Apstrādes darbību reģistrs apraksta tādas darbības kā algu aprēķināšana vai darbinieku atlase. Tas nav atsevišķa rinda katram jaunam darbiniekam. Neuzskatiet, ka, ja darbinieku skaits ir mazāks par 250, šis pienākums vairs neattiecas: atbrīvojums ir ierobežots, un pastāvīgā personāla datu apstrāde nav neregulāra. EDPB: reģistri un atbildība
Ja datu apstrādi jūsu vārdā veic pakalpojumu sniedzējs, ir nepieciešams noslēgt līgumu ar apstrādātāju saskaņā ar 28. pantu. Citi saņēmēji var darboties kā neatkarīgi vai kopīgi pārziņi, un tiem ir nepieciešams atsevišķs novērtējums; ne katra datu nodošana nozīmē attiecības ar apstrādātāju. GDPR, 26. un 28. pants
Attiecībā uz datu nodošanu ārpus EEZ pārbaudiet piemērojamo atbilstības lēmumu vai aizsardzības pasākumus, kā arī pakalpojumu līgumu. Uzņēmuma reģistrācija ES un servera atrašanās vieta nenodrošina pilnīgu datu plūsmu. EDPB: starptautiskā datu nodošana
„PersoHR“ nodrošina datu eksportu, dzēšanas darbplūsmas un revīzijas ierakstus, lai atbalstītu šos procesus. Jūsu organizācijai joprojām ir jāizlemj, kuri noteikumi ir piemērojami, jākonfigurē pakalpojums atbilstoši un jāpārskata pieprasījumi, pirms tos izpilda.
Izmēģiniet PersoHR bez maksas 30 dienas. Kredītkarte nav nepieciešama.
Sāciet 30 dienu bezmaksas izmēģinājumu