Praktinis vadovas apie teisėtą duomenų tvarkymą, konfidencialius darbuotojų įrašus, prašymus pateikti duomenis, duomenų saugojimą ir žmogiškųjų išteklių paslaugų teikėjų pasirinkimą.
Darbuotojų duomenų tvarkymui reikalingos aiškios taisyklės: ką renkat, kas gali prie jų prieiti ir kada jie turėtų būti ištrinti. Pradėkite nuo kiekvieno įrašo tikslo, o ne nuo informacijos, kuri kada nors gali praversti, sąrašo.
Faktai patikrinti 2026 m. rugsėjo 21 d. Taip pat svarbios nacionalinės darbo teisės normos ir duomenų tvarkymo aplinkybės.
Kontaktiniai duomenys, informacija apie darbo užmokestį, darbo valandos ir veiklos rezultatų įrašai naudojami skirtingiems tikslams. Kiekvienai kategorijai užfiksuokite tikslą, asmenis, kuriems reikalinga prieiga, ir taikomą saugojimo taisyklę. Personalo valdymo sistema turėtų padėti aiškiai išlaikyti šiuos skirtumus.
BDAR reikalauja duomenų minimizavimo. Darbdavio statusas nesuteikia bendro leidimo rinkti darbuotojo asmeninę informaciją. Duomenys apie teistumą ir nusikaltimus reglamentuojami 10 straipsniu, atskirai nuo 9 straipsnyje nurodytų specialių kategorijų. BDAR, 5, 9 ir 10 straipsniai
Ypatingą dėmesį reikia skirti sveikatos informacijai, narystei profesinėse sąjungose ir biometriniams duomenims, naudojamiems unikaliam identifikavimui. Apdorojant specialiosios kategorijos duomenis, reikia nurodyti tiek 6 straipsnio pagrindą, tiek taikytiną 9 straipsnio sąlygą. 9 straipsnio 2 dalies b punkte numatyta darbo teisės būtinybė priklauso nuo leidimo, numatyto ES ar nacionalinėje teisėje, arba atitinkamo kolektyvinio susitarimo, kuriame numatytos apsaugos priemonės. EDPB: teisėtas duomenų tvarkymas ir jautrūs duomenys
Sutartinis būtinumas, teisinė prievolė ir teisėti interesai yra įprasti darbo santykiuose, tačiau tinkamas pagrindas priklauso nuo veiklos pobūdžio. Vien sutarties nuostata nereiškia, kad kiekvienas susijęs duomenų naudojimas yra būtinas. Teisėti interesai reikalauja būtinumo ir interesų pusiausvyros įvertinimo; stebėjimui gali būti taikomos papildomos nacionalinės taisyklės.
Sutikimas dažnai yra netinkamas, kai darbo santykiai trukdo laisvai pasirinkti. Jei jis vis dėlto naudojamas, turi būti galima atsisakyti duoti sutikimą arba jį atšaukti be neigiamų pasekmių. Prieš pradedant duomenų tvarkymą, reikia užfiksuoti teisinį pagrindą. EDPB: teisiniai pagrindai
Dėl informacijos, surinktos tiesiogiai iš darbuotojo, 13 straipsnis paprastai reikalauja pateikti informaciją apie privatumą tuo metu, kai duomenys gaunami. Duomenims, gautiems iš kitų šaltinių, taikomas 14 straipsnis, kuriame numatyti atskiri terminai ir išimtys. Aprašykite duomenų naudojimo tikslus, teisinius pagrindus, gavėjus, saugojimo laikotarpį, atitinkamus perdavimus ir taikomas teises. Pranešimo patvirtinimas nereiškia sutikimo su visomis jame aprašytomis veiklomis. BDAR, 13 ir 14 straipsniai
Užtikrinkite, kad pranešimą būtų lengva rasti po įdarbinimo. Jei darbuotojas paklausia apie konkretų jo duomenų naudojimo atvejį, kas nors turėtų sugebėti paaiškinti, kaip iš tikrųjų vyksta procesas, aprašytas pranešime.
Darbuotojai gali prašyti suteikti prieigą prie duomenų ir juos ištaisyti, taip pat, priklausomai nuo aplinkybių, gali turėti teisę į duomenų ištrynimą, apribojimą, perkeliamumą ar prieštaravimą. Duomenų ištrynimas nėra besąlygiškas: teisėti saugojimo įpareigojimai ir teisiniai reikalavimai gali pateisinti tam tikrų įrašų saugojimą. Apribojimas taip pat nėra absoliutus draudimas bet kokiu būdu naudoti saugomą informaciją.
Duomenų perkeliamumas susijęs su asmens pateiktais duomenimis, kurie tvarkomi automatizuotai remiantis sutikimu arba sutartimi. Tai neapima visų žmogiškųjų išteklių įrašų. Paprastai į prašymus reikia atsakyti per vieną mėnesį; jei leidžiama pratęsti terminą, apie tai turi būti paaiškinta per tą pirmąjį mėnesį. Apie pataisymus, ištrynimą ir apribojimus gali tekti pranešti gavėjams, atsižvelgiant į 19 straipsnio išimtis. EDPB: asmenų teisės
Naudinga vidinė darbo eiga yra tokia:
ES nėra vienos bendros visų darbuotojų duomenų saugojimo lentelės. Darbo užmokesčio dokumentams, kandidatų byloms ir profesinės sveikatos įrašams gali būti taikomi skirtingi reikalavimai. Užfiksuokite kiekvieno laikotarpio priežastį, kada prasideda laikotarpis, bet kokį riboto prieinamumo archyvavimo etapą ir kas atsitinka pasibaigus laikotarpiui.
Prancūzijos CNIL paskelbė žmogiškųjų išteklių duomenų saugojimo gaires, tačiau jose nurodyti konkrečiai šiai šaliai būdingi saugojimo terminai neturėtų būti pateikiami kaip visoje ES galiojančios taisyklės. Teisinis duomenų saugojimas ir įstatymais nustatytas saugojimo terminas gali keistis, kai duomenų ištrynimas yra tinkamas. CNIL: saugojimo terminai
Programinės įrangos numatytasis nustatymas yra tik vertinimo kriterijus, o ne įrodymas, kad pasirinktas laikotarpis yra teisėtas. Į savo procesą įtraukite duomenų eksportavimą, susijusias paslaugas ir atsarginių kopijų tvarkymą.
Duomenų tvarkymo veiklos registras apibūdina tokias operacijas kaip darbo užmokesčio skaičiavimas ar darbuotojų įdarbinimas. Tai nėra atskira eilutė kiekvienam naujam darbuotojui. Nemanokite, kad turėdami mažiau nei 250 darbuotojų, jūs atsikratote šios prievolės: išimtis yra ribota, o nuolatinis žmogiškųjų išteklių duomenų tvarkymas nėra atsitiktinis. EDPB: įrašai ir atskaitomybė
Jei tiekėjas tvarko duomenis jūsų vardu, būtina sudaryti 28 straipsnio duomenų tvarkytojo sutartį. Kiti gavėjai gali veikti kaip nepriklausomi arba bendri duomenų valdytojai, todėl jiems reikalingas kitoks vertinimas; ne kiekvienas duomenų atskleidimas reiškia duomenų tvarkytojo santykius. BDAR, 26 ir 28 straipsniai
Dėl duomenų perdavimo už EEE ribų patikrinkite taikytiną sprendimą dėl tinkamumo arba apsaugos priemones, taip pat paslaugų sutartį. Įmonės registracija ES ir serverio buvimo vieta neapibrėžia viso duomenų srauto. EDPB: tarptautinis duomenų perdavimas
„PersoHR“ siūlo duomenų eksportavimo, ištrynimo procesų ir audito įrašų funkcijas, skirtas šiems procesams palengvinti. Jūsų organizacija vis tiek turi nuspręsti, kokios taisyklės taikomos, atitinkamai sukonfigūruoti paslaugą ir peržiūrėti prašymus prieš imantis veiksmų.
Išbandykite PersoHR nemokamai 30 dienų. Kredito kortelė nereikalinga.
Pradėkite 30 dienų nemokamą bandomąjį laikotarpį